Hoy en día la tecnología nos acompaña en casi todos los aspectos de la oficina, cada vez tenemos menos necesidad de anotar cosas o pasar datos de manera manual, ya que todo se hace por red: correo electrónico, en la nube y otras tecnologías que encapsulan la vida empresarial, al mismo tiempo que ayudan a reducir el espacio físico y facilitan la actualización y modificación de cientos de documentos. También es cierto que no todas las empresas cuentan con estas nuevas maneras de almacenar información, por eso hoy hablaremos de las ventajas de la nueva era, la era sin papel.
La moda paperless o sin papel es lo que está llegando a las oficinas de todo el mundo, pues en el interior de una oficina ya es raro el ver que alguien lleve una libreta o imprima un documento, incluso podemos ver que muchos empresarios cuentan con dispositivos especiales que les ayudan a firmar directamente en un dispositivo móvil. Esta tecnología nos ayuda a tener acceso en todo momento a todo tipo de documentos, ya sea de texto, de imagen e incluso audiovisuales, lo cual mantiene a una empresa al día en todo aspecto y a ofrecer un mejor servicio al cliente.
Entre los beneficios que ofrece esta nueva forma de captura de datos encontramos:
- La automatización de los procesos empresariales, en la que se ayuda a que los trabajadores tengan la capacidad de recibir, leer y aceptar documentos sin tener que imprimirlos y trasladarlos físicamente, lo que puede llevar incluso días para concretarse. Gracias a un mail interno los trabajadores reciben notificaciones cuando un documento está listo para ser firmado o requiere de modificaciones de alguno de los departamentos internos.
- Ahorro sustancial en tiempo. Los archivos se encuentran en carpetas virtuales, las cuales están a un clic de distancia para ser encontrados, esto puede ayudar a que por medio de palabras clave las personas que necesitan tener control sobre estos documentos, lo tengan sin necesidad de recurrir a un archivo a buscar el documento.
- Reducción de pérdida de información o traspapeleo, pues una vez acomodados en el software no hay manera de que el archivo se repita. También se puede tener control de quiénes vieron el documento, cuándo y a qué hora.
- Aumento en la productividad de los trabajadores. Cuando los jefes implementan el sistema paperless en una oficina ayudan a que la información siempre esté a la mano cuando se necesite, lo que evita tiempos de espera en lo que se localiza el documento.
- Una de las principales características es que los costos de la empresa se reducen notablemente, pues las empresas hoy en día gastan mucho dinero en papeles; aparte de ahorrarse costos, la empresa se convierte en una empresa eco amigable, lo cual en ciertos países tiene beneficios aparte de la utilidad.
¿Por qué no ahorrar en costos y procesos para hacer más eficiente nuestro trabajo? La solución está en sus manos.