En su calidad de dueño de una pequeña empresa, puede mantenerse alejado de problemas legales describiendo claramente por escrito lo que espera de las personas que trabajan para usted. Por lo general, no necesita hacer un contrato de trabajo para cada empleado de su planta. Debería bastar con un manual de personal que detalle las políticas de la empresa.
Un manual de personal efectivo le permite disminuir los malentendidos. El personal tendrá una idea clara de cuáles son sus políticas corporativas y tendrá un recurso donde buscar la respuesta a sus preguntas básicas. Más importante aún, con el manual puede evitar un juicio costoso en caso de que alguien sostenga que sus políticas son injustas o discriminatorias.
Las siguientes sugerencias le ayudarán a crear un documento que será de utilidad para su empresa.
Qué se debe incluir
El manual de personal debe describir claramente las políticas de su empresa. Algunas de las áreas que debe abarcar son:
- el horario de trabajo
- las reglas y reglamentos de la empresa (forma de vestir; cómo interactuar con los clientes, reglamentos de seguridad, etc.)
- cómo se ganan las vacaciones
- vacaciones pagadas y días libres personales
- licencia por enfermedad
- remuneraciones y evaluaciones de desempeño
- política de horas extras/compensatorias
- beneficios de salud y médicos
- plan de pensiones y otros beneficios complementarios
- política de maternidad
- otras reglas o reglamentos
Sea claro, conciso y sobre todo coherente
El propósito del manual de personal es comunicar las políticas de la empresa a sus empleados. Es fundamental que esté escrito en forma clara y directa, de manera que no haya posibilidad de confusión. Debe detallar sus políticas específicas de recursos humanos. Muchas acciones legales se producen porque las empresas no cuentan con políticas coherentes, que se puedan documentar, y por lo tanto, dejan abierta la posibilidad de que formulen acusaciones de discriminación (sean genuinas o no). Su manual debe rectificar esta situación.
Explique el derecho que tiene de despedir a un empleado
Parte del manual debe incluir el hecho de que el empleo con su empresa es «a voluntad». Esto significa que su empresa tiene el derecho de dar término a la relación con el empleado en cualquier momento sin expresión de causa, así como el empleado tiene el derecho de irse en cualquier momento. Esta declaración «a voluntad» tiene por objeto invalidar la declaración que pueda hacer un empleado de que se le ha hecho una promesa oral de seguridad laboral. Nuevamente, esto puede proteger a la empresa de una posible acción legal en su contra.
No necesita ser elegante
Posiblemente piense que el manual de personal debe ser un grueso volumen impreso. Sin embargo, las pequeñas empresas pueden arreglárselas con algo mucho más sencillo, incluso una hoja informativa de una o dos páginas hecha en su computadora. No es la apariencia del manual lo que importa, sino el contenido.
Escríbalo usted mismo, pero haga que sus abogados lo revisen
Puede ahorrar honorarios legales al escribir el manual de personal usted mismo en lugar de encargarle todo el proyecto a su abogado. Asegúrese, sin embargo, de que su abogado lo revise y haga los ajustes necesarios. Es importante que sus políticas estén de acuerdo con la legislación local aplicable.
Asegúrese de que sus empleados acusen recibo del manual con su firma
No basta con sólo distribuir el manual de personal. Al entregarle a un nuevo empleado el manual u hoja informativa de su empresa, asegúrese de que acuse recibo con su firma. El formulario debe estipular que el empleado recibió el manual y que comprende las políticas de su empresa. Entréguele una copia de este recibo al empleado y guarde otra en el expediente del empleado. Esto lo protegerá de posibles reclamaciones de que se despidió a una persona a raíz de reglas que él o ella no conocía. Su abogado puede ayudarlo a redactar este formulario.