Guardar y administrar correctamente toda la documentación relativa a nuestra comunidad de propietarios o a los propietarios es esencial para poder llevar a cabo una buena gestión de nuestra comunidad. Por eso, Portalfincas, ha realizado una serie de mejoras para arreglar todos los problemas relativos a la gestión documental.
El software de administración de fincas, Portalfincas, contiene diferentes apartados para organizar correctamente las juntas, los cobros, las incidencias etc. La información y documentación de todo lo que pasa en su comunidad puede estar al alcance de todos los propietarios, si el administrador así lo desea.
La gestión documental es una herramienta que se utiliza para tener organizados todo tipo de documentos que guardan relación con las comunidades o con los propios propietarios. La persona encargada de administrar la comunidad podrá guardar todo tipo de documentación común (extractos de cuentas, actas…) o individual, en las carpetas correspondientes. Lo que hace especial esta herramienta es que si el administrador lo desea, dicha documentación será publicada, con lo que cualquier propietario podrá ver los documentos desde el Portal de Propietarios.
Además, esta herramienta resulta muy interesante y práctica ya que los propietarios tendrán la posibilidad de escanear documentos y adjuntarlos a la aplicación. De esta manera, se agilizan los procesos, aumenta el control en las gestiones y nos deshacemos del papel.
Se pueden adjuntar documentos a:
- Comunidad.
- Propiedades.
- Propietarios.
- Empleados. Fotografía.
- Seguros. Pólizas de Seguro.
- Administración de fincas.
- Incidencias.
- Gremios. Presupuestos, Facturas…
- Bancos.