La Planificación Estratégica, una herramienta para el éxito

1. INTRODUCCIÓN

Los conceptos de plan y estrategias, son conceptos de nuestro uso cotidiano, y utilizados desde hace muchísimos años. En este texto, daremos una aclaración sobre dichos conceptos para luego adentrarnos en lo que nos ocupa que es la planificación estratégica.

Al ser un concepto nuevo, en el mundo de las empresas y organizaciones, es menester señalar sus origines y su evolución hasta el día de hoy, hablaremos de los elementos necesarios para la implantación de una planificación estratégica, sobre ¿el porqué de una planificación estratégica?, ¿cuándo implantarlo?, ¿cómo medir los logros de su implantación?; los beneficios de su implantación.

Hasta cierto aspecto, se pretende ofrecer al lector conocimientos sobre procedimientos para la implantación de una planificación estratégica, ya que se observa la planificación estratégica como una herramienta de toma de decisiones en el presente para vislumbrar el futuro.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La Planificación Estratégica consiste en un ejercicio de formulación y establecimiento de objetivos de carácter prioritario, cuya característica principal es el establecimiento de los cursos de acción (estrategias) para alcanzar dichos objetivos.

Planeación Estratégica

2. BREVE RELATO HISTÓRICO

El concepto de Estrategia deriva del campo militar y viene de la palabra griega “strategos” cuyo significado es “jefe de un ejército”, lo que equivale a hablar de “comandante” en la jerarquía militar, (Cleary, Th., 2003) Este concepto se aplica en la Administración Estratégica cuando se refiere a organizaciones empresariales, en el sentido de adaptar conjuntamente recursos y capacidades de ellas a un entorno permanentemente variable, en el cual se desempeña dicha organización. (Andrews, K. 1977).

La aplicación de la planificación estratégica en las empresas es nueva, se toma en cuenta que su aplicación se inicia prácticamente en la década de 1970, y luego de producirse una serie de hechos y por circunstancias que tuvieron su origen en los años posteriores a 1960 (Drucker, P, 1980); ellos fueron:

  • El estancamiento en la economía mundial después de un ciclo largo de crecimiento, post-segunda guerra mundial, que hizo surgir un ambiente absolutamente más competitivo en los diferentes sectores industriales, dado que la oferta de bienes en las principales economías superaba a la demanda en forma permanente. Se van originando así una serie de turbulencias, lo que se une al impulso de las empresas para competir abiertamente en las economías internacionales, caso de las empresas asiáticas, por ejemplo; provocándose en el mundo un incremento del nivel de competencia empresarial, junto con una serie de problemas financieros.
  • La primera alza significativa en el precio del petróleo, agregándose a esta situación un marcado proceso inflacionario con las consecuentes alzas en las tasas de interés, lo que obligó a las organizaciones a buscar respuestas adecuadas, por medio de una administración que recogiera estas situaciones, y pudiera guiar a las empresas con eficiencia en este marco de turbulencias que preocupaba a la economía mundial. Así, el enfoque de la Administración Estratégica en una primera etapa, pasó a preocuparse de identificar las principales fortalezas y capacidades competitivas que poseía una organización, de manera que con ellas pudiera hacer frente con éxito a las dificultades que se presentarían en el entorno, dados los nuevos escenarios que se enfrentaban.

ECONOMÍAYADMINISTRACIÓNNo64, Junio 2005.

Pues la planificación estratégica, se introduce en el mundo de las empresas a través del deseo que tienen de ser mejores frente a la competencia, por el deseo de dar respuestas efectivas a sus problemas, por la necesidad de perpetuar en el mercado.

Se convierte desde entonces la planificación estratégica en una herramienta de lucha para las empresas; cuanto mejor se planifique en la empresa, mejores resultados consigue.

3. CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

  • Tiene como prioridad la Misión, la cual se establece como la unión del propósito y el que hacer.
  • Se enfoca en el ambiente externo para establecer los objetivos y analizar la influencia del mismo en la organización y a partir de allí, propone alternativas para tomar decisiones que permitan lograr el futuro posible o deseable de la organización.
  • La responsabilidad de la generación del plan y el control de la gestión, recae sobre el poder central.
  • Observa durante un tiempo la cadena de causas y efectos relacionados con las decisiones que toma la dirección.
  • Es fundamentalmente Adaptativa.
  • Privilegia el análisis DOFA, centrado en las debilidades que pueden hacernos perder oportunidades, a fin de eludir el fracaso.
  • Permite Gerenciar.

Ing. Efraín Padilla Ayala

Pues como señala el ingeniero, la planificación es adaptable a las circunstancias, es medible; ofrece la facilidad de un análisis externo e interno, ofrece un plan de acción que facilita la gerencia y monitoreo y a través de él los altos mandos toman decisiones.

La planificación estratégica  es la herramienta sobre la cual debería crearse cualquier empresa u organización; porque es dinámica y genera puentes de acción entre el pasado, presente y futuro.

4. COMPONENTES EN EL PROCESO DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Los componentes de la planificación estratégica, son elementos que hay que esclarecer antes de iniciar cualquier tipo de intervención ante una planificación estratégica; porque son elementos que definen la existencia, la ruta, y las metas que guían a una empresa u organización durante toda su existencia.

Si no se tiene claro estos elementos, estamos planificando para fracasar, y el objetivo final de la planificación estratégica no es nada más que una orientación a la empresa hacia posturas de éxito y producción óptima.

4.1. MISIÓN: (¿Quiénes somos, ¿Qué hacemos, para quiénes?)

Como los futbolistas viven por el futbol, los atletas por correr; así mismo las empresas, organizaciones tienen una ocupación, tienen una razón de existir que sin ello no viven, esta razón es la que les define como entidad, es la que les ocupa y les define el ámbito de actuación o producción.

Todo aquello que define la razón de existir de una entidad, su quehacer y su área de actuación, se conoce con el nombre de misión.

Una misión bien definida debe esclarecer:

  • Cuál es la finalidad de la empresa
  • Cuál será su producción, qué produce
  • El producto será para que mercado, para quienes se destina el producto
  • Finalmente, que reacción esperamos de los consumidores respecto a nuestros productos.

Si la misión está definida de esta manera, es una misión clara. El planificador estratégico se encuentra ante dos situaciones candentes frente a lo que es la definición de la misión:

  • Frente a un cambio de directivos:

Si estamos frente a nuevos directivos y estos no están de acuerdo con la misión formulada en la entidad en la que ellos deben asumir el control y responder con efectividad, la mejor opción es reformular la misión y adecuarlo a los intereses de los nuevos directivos.

  • Las actuaciones de la empresa se desvían de la misión:

Si se creó una empresa para la fabricación de materiales de construcción, y de repente empieza a implementar proyectos de construcción de viviendas; no se trata pues de eliminar la actividad que realiza la empresa sino más bien de reformular la misión de la empresa para adecuarla a los nuevos cambios y mercados que empieza a afrontar la entidad.

Hasta cierto punto, la misión es como un código moral para la empresa y eso debe reflejarse también para que los consumidores palpen la esencia de la empresa y crean en la efectividad de su servicio; por ello hay existen empresas más exitosas que otras.

Voy a poner el ejemplo de la cadena de Accor donde trabajo; en esta cadena, Sofitel es la marca más alta de los hoteles; no surge de la nada sino porque tienen una misión clara y cada cliente que le visita sabe que es lo que se espera de sofitel, porque está claro su misión; elegancia, belleza, atención al cliente.

4.2. Visión (¿Cómo queremos ser reconocidos?)

Como los arquitectos en un plano diseñan la casa que desean construir, así mismo ante la creación de una empresa o la implementación de una planificación estratégica, debemos definir como queremos que se vea nuestra entidad en el futuro, realizar una fotografía del futuro desde el presente de cómo queremos que se vea nuestra entidad en el futuro.

La visión no es nada más que esto; la fotografía del futuro de nuestra empresa en el presente.

Planificación estratégica

Fuente: Mg. Ing. Eladio Horacio Olivera

4.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS (¿Dónde queremos ir? ¿Qué resultados esperamos lograr?)

Son los trofeos, logros que espera alcanzar la entidad en un plazo determinado logrando cumplir a si la misión que se propuso desde el principio.

Hay una secuencia en que se define estos elementos:

Visión (Largo Plazo) ➔ Misión (Mediano Plazo) ➔ Objetivos Estratégicos (Corto Plazo)

Toda planificación estratégica, inicia con la revisión o definición de la visión; luego pasamos con la aclaración de la misión para finalmente establecer los objetivos estratégicos.

concepto periodo años
visión Largo plazo 10-12-15
misión Mediano plazo 5-6
Objetivo estratégico Corto plazo 2-3

 

Tanto la misión, la visión y los objetivos tienen que formularse atendiendo a los periodos que se supone su consecución; si no establecemos los tiempos para su implementación, será difícil crear indicadores para medir el alcance y los logros de la planificación estratégica.

5. ETAPAS DE LA PLANIFICACION ESTRATÉGICA

La planificación estratégica tiene fundamentalmente tres etapas de ejecución:

  • La formulación
  • La ejecución
  • La evaluación

Planificación estratégica

Fuente: Mg. Ing. Eladio Horacio Olivera

La figura anterior, muestra el ciclo que cumple toda planificación estratégica desde la primera fase hasta la última; sin embargo, hay que puntualizar que antes de iniciar la planificación lo primero que debemos pedir es la información histórica de la entidad, analizar todo cuanto se pueda en los archivos para saber a si sobre que pilares se originó la entidad; sabiendo cuál fue la misión, visión y objetivos iniciales.

5.1. FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA

Revisados los aspectos de misión, visión y objetivos, se hace un análisis del presente revisando los indicadores iniciales, observando si se cumple con los objetivos. Si la actuación presente de la empresa se desborda de la misión, visión y objetivos iniciales; está claro que hay que reformularlos.

El análisis a realizar consta de dos partes:

  • un análisis interno sobre la institución (como funciona, debilidades y fortalezas) y la segunda
  • un análisis externo, que determina como es vista la entidad exteriormente (oportunidades y amenazas)

En fin, para este análisis se utiliza la matriz de FODA.

Análisis Tareas Tipo de análisis
Interno 1. Identifique las fortalezas más relevantes de su institución. (Aquellos rasgos distintivos con los que a la fecha del análisis cuenta la institución y que le permiten continuar su proceso de crecimiento y consolidación

2. Identifique las debilidades más relevantes de su institución. (Aquellas características internas que a la fecha del análisis afectan el adecuado crecimiento y consolidación de su institución.

Debilidades y fortalezas
Externo 1. Enumere los factores más relevantes en el entorno externo de los últimos tres años que afectaron el desempeño de la institución?

(tales como factores económicos, sociales o políticos, tecnológicos, demográficos, u otros)

2. qué amenazas externas se enfrentan como institución (beneficiarios, proveedores, reguladores, otras instituciones)

Identifique las oportunidades que existen. Es decir ¿qué situaciones o factores externos puede aprovechar la administración en beneficio del crecimiento y consolidación de la institución

Amenazas y oportunidades

 
Tras realizar ese breve análisis, ya tendremos un panorama general de la empresa y habríamos diagnosticado cuales son los problemas puntuales, las dificultades que impiden a la empresa conseguir sus objetivos, la misión del planificador, es desde este momento la de fijar nuevos objetivos y fijar estrategias claras para la consecución de los mismos; para ello el planificador debe fusionar los datos del análisis interno y externo creando una matriz DAFO, que nos permite crear cuatro tipos de estrategias:

Planificación estratégica

El cuadro anterior, nos muestra una matriz de análisis de desafío, dicha matriz nos permite fijar estrategias que nos conducen al futuro deseado, nos permite diseñar un puente que una nuestro presente con el futuro deseado para nuestra institución.

  • Estrategias FO, son estrategias que nos permiten utilizar nuestras fortalezas para aprovechar las oportunidades que se nos presentan.
  • Estrategias FA, son las con las que utilizamos nuestra fortaleza para evitar las amenazas.
  • Estrategias DO, nos permiten superar las debilidades optimizando a si el aprovechamiento de las oportunidades.
  • Estrategias DA, permite reducir las debilidades evitando a si las posibles amenazas.

5.2. EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA

En la empresa los objetivos que se crean son objetivos generales, si consideramos la estructura de un árbol veremos que está constituido de brazos y cada brazo tiene otras ramificaciones, y estas a su vez tienen hojas; pero el fin último es la de producir frutos, esa misma estructura es la que tiene las entidades.

Al encontrarse el planificador ante una empresa durante el proceso de planificación debe tener la capacidad de hacer funcionar el engranaje completo de la empresa, desde los obreros hasta los tomadores de decisión; por ello, se ha de asignar objetivos específicos a cada departamento que conduzcan a la consecución del objetivo general.

Dichos objetivos se han de desglosar en actividades, conociendo a si el curso de acción de cada departamento y permitiéndonos implantar un sistema de control.

Las actividades que asignamos a cada departamento en la empresa, se convierten en indicadores para nosotros; el planificador debe dar las pautas necesarias para que este clarar cada actividad a realizar. De la correcta implementación de dichas actividades depende que consigamos los objetivos específicos y a su vez los generales, la misión y más tarde la visión.

Muchos estudiosos han clasificado y hablado mucho sobre los indicadores de desempeño, sin embargo, pienso que los indicadores podrían clasificarse en dos grupos:

  • indicadores directos
  • indicadores indirectos

Los directos son los tangibles que no hace falta realizar esfuerzos para ver que se han conseguido dichos objetivos, ejemplo: incremento de la producción, incremento del patrimonio empresarial etc.…

Mas los indicadores indirectos, son difíciles de percibir, incluso a veces hay que recurrir a estudios para detectarlos. Ejemplo: cambio de comportamiento de consumidores, como nos ven los competidores, cuales nuestra posición en el mercado, etc.…

Por ello la planificación estratégica es una herramienta de medida que nos permite saber en cada momento donde estamos, y que nos falta por hacer.

Mg. Ing. Eladio Horacio Olivera clasifica una tercera etapa de la planificación estratégica al igual que muchos estudiosos; la etapa de la evaluación; yo creo que la evaluación es un proceso que se lleva a cabo desde el inicio, durante la implementación, y al final de la planificación.

Planificación estratégica

La evaluación es la razón de ser del planificador estratégico, nunca se desprende de él porque está en continua evaluación del pasado, el presente y objetando el futuro deseado.

6. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN EL PROCESO DE UNA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

La comunicación es un proceso de transferencia de información entre dos o más personas; el proceso de planificación estratégica inicia y finaliza con el análisis de la información de la empresa.

La comunicación tiene dos grandes clasificaciones atendiendo a dos aspectos:

  • atendiendo al canal por donde circula la información
  • atendiendo a la dirección del mensaje

La primera clasificación no nos sirve en la planificación estratégica, atendiendo a la dirección del mensaje la comunicación se clasifica de la siguiente forma:

Planificación estratégica

Si la comunicación es entre los empleados o entre directivos se considera una comunicación horizontal; sin embargo, si se da una comunicación entre un empleado y un directivo, se considera lateral.

Es necesario precisar que la comunicación empleado-directivo es lateral ascendente; y la comunicación directivo- empleado se considera lateral descendente.

Si consideramos que la planificación es para facilitar la toma de decisiones en la empresa, los que toman las decisiones son los directivos y las órdenes son ejecutadas por los empleados. Al principio puse el ejemplo de un árbol identificando a la empresa en la que cada parte tiene una misión para llegar o alcanzar un objetivo común; los directivos como gerentes de la planificación estratégica, tienen la obligación de revelar los logros alcanzados por la empresa estimulando a si a los empleados y haciéndoles sentirse parte de un equipo operacional; en cambio los empleados rinden informes a los directivos sobre las actividades realizadas para su posterior análisis.

Si la información de los empleados es falsa estamos planificando un fracaso; la información ha de ser segura, certera y valiosa, si se rompe o distorsiona uno de los canales de información en la empresa, corremos el riesgo de fracasar.

Los gerentes de la planificación estratégica, deben saber seleccionar la información que ofrecen a los empleados y la manera de comunicarlo.

Es muy importante la comunicación en la empresa porque a través de ella se realiza la trasferencia de información.

7. LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN NUESTRAS VIDAS

Desde que nos levantamos de nuestras camas hasta que nos acostamos estamos en constante movimiento y realizando actividades, pero realmente estas actividades que realizamos son porque lo hemos decidido realizar nosotros o porque la circunstancia nos conduce a realizarlas.

El gran problema que tenemos los africanos es la creencia en lo místico, siempre anteponemos al mito frente a la razón y designamos todo lo que suceda a los espíritus.

La mayor parte de delincuencia juvenil y embarazos precoces, no son por ignorancia y muchas de las veces tampoco son por falta de recursos; no planificamos nuestras vidas.

La verdadera pregunta es ¿por qué no planeamos?

En primer lugar, cada quien ve el mundo con sus ojos y con su realidad, y algunos tienen la capacidad de tener visiones más ambiciosas que otros, sin embargo por más pequeña que sea la visión debería llevarnos a una planificación.

Como lo dijo el científico Rousseau el hombre es bueno por naturaleza, la sociedad es la que corrompe al hombre, daré un ejemplo claro:

Si desde niños estamos acostumbrados a recibir guantazos por cada error que cometamos, esto nos deprime y antes de realizar cualquier actividad pensaremos primero en el guantazo en vez de concentrarnos en la actividad, no nos atrevemos a fijar metas personales porque pensamos que las consecuencias de un fracaso son los más dolorosos y eso no es así, se es mejor en la vida intentando serlo.

Voy a comentar una experiencia personal:

De niño crecí en una ciudad pequeña (luba) una ciudad que se caracterizaba fundamentalmente por su actividad pesquera y la familia con la que yo vivía era pesquera, mientras vivía allí los únicos objetivos eran estudiar un poco para saber contar y leer y más tarde dedicarme a la pesca como todo el mundo; sin embargo años más tardes me traslade a la capital (Malabo) donde encontré una realidad diferente, un ambiente de competencia y de dinamismo, la nueva familia donde me instale, eran espectaculares, dedicados íntegramente al estudio, y eso fue un impacto para mí porque no era mundo no era mi ambiente, más 2 años más tarde tome valor gracias a un niño de mi edad que vivía conmigo, me superaba en todo, era el mejor de mi clase; y yo me pregunté que estoy haciendo mal que no puedo rendir al igual que él, que hace él que no haga yo y empecé fijándome la meta de no llegar a casa con suspensos; más tarde fije la meta de estar entre los 4 mejores de mi sala, luego pasé a ser el segundo de mi sale después de él y finalmente le superé y fui el primero antes que él y esa experiencia me demostró que cada quien puede ser lo que decida ser, es cuestión de tiempo y de dedicación.

Una vida sin planificación es una vida sin rumbos.

Todo lo que planeamos debemos ser los primeros en creer que se ejecutara, la verdadera fuerza de la planificación en nuestra vida sale desde nuestras mentes, debemos tener una visión de lo que queremos, como lo queremos, como lo conseguiremos, con quienes, fijando a si metas y posturas que nos conduzcan a la consecución de nuestros objetivos.

EXAMEN

1. La planificación estratégica es una herramienta:

  • a. Para analizar el pasado histórico de la empresa
  • b. Para la toma de decisiones en una entidad
  • c. Para identificar los problemas de la empresa

2. ¿Cuándo se reformula la misión de una empresa?

  • a. Cuando están de acuerdo todos los trabajadores
  • b. Cuando hay nuevos directivos
  • c. Cuando la empresa está realizando actividades fuera de lo estipulado en la misión.

3. Si hay un nuevo directivo, guando puede cambiar la misión de la empresa

  • a. Cuando lleve dos o tres años de directivo
  • b. Cuando los empleados no rinden según lo establecido en la misión
  • c. Cuando no está de acuerdo con la misión establecida frente a la entidad donde él tendrá que rendir responsabilidades como gerente

4. ¿Quiénes no deben faltar al inicio de la planificación estratégica?

  • a. Los empleados, porque son los que llevaran a cabo las actividades
  • b. El planificador puede hacerlo solo
  • c. Los directores y tomadores de decisiones porque son los únicos que pueden validar la reformulación de la misión

5. ¿En una planificación estratégica qué consideramos como indicadores?

  • a. La consecución de los objetivos
  • b. La alegría de los empleados
  • c. Los resultados que ofrecen cada actividad realizada

6. ¿Es necesario que los directivos durante el proceso de la planificación estratégica hagan saber a los empleados los logros alcanzados?

  • a. No es necesario, les pagan para realizar un buen trabajo
  • b. Hay que avisarles, a si se sienten parte del equipo de operación y celebran el logro como una victoria suya
  • c. No vale la pena al final el logro es para los directivos

7. ¿Qué pasaría si hay falta de comunicación en el proceso de la planificación estratégica?

  • a. No valdría la pena, la planificación sería una falsa
  • b. No pasaría nada, al final el directivo tiene la última palabra
  • c. Se conseguiría la mitad de los objetivos a planificar

8. ¿Por qué las empresas modernas utilizan la planificación estratégica?

  • porque tienen mucho capital y quieren administrarlo
  • porque existe la competencia, quieren ser mejores y perpetuar en los mercados
  • para vigilar lo que hacen los empleados

9. La fase de evaluación en la planificación estratégica es:

  • a. Una fase independiente y se realiza al final de la planificación
  • b. Es una fase que no tiene importancia, al final tenemos buenos empleados y todo irá bien
  • c. Es una fase que se lleva a cabo durante y después de toda planificación estratégica, es la herramienta fundamental del planificador estratégico

10. Identifica la secuencia de trabajo del estratega

  • a. Evaluación de la información histórica, análisis del presente, determinar objetivos para el futuro
  • b. Determinar misión, visión, objetivos
  • c. Evaluación de la información histórica, determinación de la misión, visión, objetivos estratégicos, formular objetivos específicos para cada departamento, determinar tareas y actividades para formular indicadores, crear un programa de monitoreo.

Soluciones: 1b, 2c, 3c, 4c, 5c, 6b, 7a, 8b, 9c, 10c


BILIOGRAFIA

  • curso planificación estratégica y construcción de indicadores de desempeño, modulo 1 (junio 19‐ junio 25)
  • Evaluación e implantación de estrategias. Guerras y navas (2007)
  • Economía y administración núm. 64, junio 2005, Juan Saavedra gonzález.1
  • Gestión estratégica, Efraín padilla Ayala 5. Los puertos enfocados a la estrategia. Juan Cabezas 6. La planeación estratégica en las organizaciones.        Carlos Barthelmess Vargas.
  • manual de planificación estratégica e indicadores de desempeño en el sector público, Dra. Marianela Armijo, Ilpes/cepal, 2009.
  • Planeación teoría estrategia, universidad autónoma de México, Cora Yolanda Narcia Constandse.
  • http://www2.udec.cl
  • http://www.eumed.net
  • http://www.eclac.org
  • http://www.plusformacion.com
  • http://www.inap.uchile.cl
  • http://www.eclac.org
  • http://www.cisred.com
  • http://www.pdfio.com
  • http://www.haciendanqn.gob.ar
  • http://www.fundacionentorno.org

Artículo escrito por Alejandro Mometolo

Autor de temas de Negociación y Estrategia Empresarial.

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1 Comentario en este artículo
  1. Rodrigo Reply

    Excelente, felicitaciones, recomendado, Aprecio su atención.

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