Todos aquellos que trabajan en una empresa o tienen una empresa, saben lo importante que es tener todos los documentos en orden y en regla, es una manera de evitar pérdida de clientes y pérdida de información. Esta es una práctica que lleva a cabo cada una de las empresas que deseen tener éxito en su ramo, ya que una empresa sin orden no tiene éxito. Si consideramos que el orden es necesario sabremos utilizar la gestión documental para mejorar la actividad empresarial y de esta manera acrecentar las ganancias de nuestra empresa o lugar de trabajo.
¿Qué es la gestión documental? Es un sistema de organización documental que nos ayuda a tener claras las cuentas y las acciones de nuestra empresa, es una práctica que atrae a muchas empresas de diferentes tipos ya que promete ahorrar costos y mejorar procesos de trabajo. Su realización requiere de diferentes pasos que con ayuda de los empleados de la empresa pueden agilizarse, no solamente es escanear y subir a una base de datos; hay otros procedimientos que ayudan a que la organización y seguridad sean idóneas.
El enlace con el sistema de gestión es algo que no es del todo necesario pero es altamente recomendable para manejar todos los documentos relacionados con una empresa en un mismo folder, esto nos ayudará a ahorrarnos mucho tiempo.
Cuando un documento ingresa a una empresa no se queda en un solo lugar, por lo que a veces es difícil identificar por qué lugares ha pasado y en donde ya lo han revisado, por lo que los flujos de trabajo son importantes ya que ellos mismos nos indican por qué departamentos ha pasado el documento que tenemos en frente de nosotros, así el vaivén del documento puede quedar reducido al mínimo con este proceso.
¿No sabe si utilizar el sistema de gestión de documentos? Acuda a los expertos, Document Imaging es un espacio en donde aclararán todas nuestras dudas de digitalización de documentos, con la promesa de ser profesionales, mantener nuestra información segura y completamente organizada de manera que sea fácil de manejar sin perder ningún documento en la digitalización.