Gestión documental para mejorar la productividad empresarial

Todos aquellos que trabajan en una empresa o tienen una empresa, saben lo importante que es tener todos los documentos en orden y en regla, es una manera de evitar pérdida de clientes y pérdida de información. Esta es una práctica que lleva a cabo cada una de las empresas que deseen tener éxito en su ramo, ya que una empresa sin orden no tiene éxito. Si consideramos que el orden es necesario sabremos utilizar la gestión documental para mejorar la actividad empresarial y de esta manera acrecentar las ganancias de nuestra empresa o lugar de trabajo.

¿Qué es la gestión documental? Es un sistema de organización documental que nos ayuda a tener claras las cuentas y las acciones de nuestra empresa, es una práctica que atrae a muchas empresas de diferentes tipos ya que promete ahorrar costos y mejorar procesos de trabajo. Su realización requiere de diferentes pasos que con ayuda de los empleados de la empresa pueden agilizarse, no solamente es escanear y subir a una base de datos; hay otros procedimientos que ayudan a que la organización y seguridad sean idóneas.

gestión documentalLa gestion documental empieza por la digitalización y la indexación; todos los documentos son importantes por lo que ninguno puede ser excluido de este primer paso. Es preferible que la empresa cuente con un sistema de referencia que sea sencillo de utilizar para que cuando busquemos un documento no nos lleve mucho tiempo y pueda hacerse por cualquier persona sin necesitar asistencia de algún experto.

El enlace con el sistema de gestión es algo que no es del todo necesario pero es altamente recomendable para manejar todos los documentos relacionados con una empresa en un mismo folder, esto nos ayudará a ahorrarnos mucho tiempo.

Cuando un documento ingresa a una empresa no se queda en un solo lugar, por lo que a veces es difícil identificar por qué lugares ha pasado y en donde ya lo han revisado, por lo que los flujos de trabajo son importantes ya que ellos mismos nos indican por qué departamentos ha pasado el documento que tenemos en frente de nosotros, así el vaivén del documento puede quedar reducido al mínimo con este proceso.

¿No sabe si utilizar el sistema de gestión de documentos? Acuda a los expertos, Document Imaging es un espacio en donde aclararán todas nuestras dudas de digitalización de documentos, con la promesa de ser profesionales, mantener nuestra información segura y completamente organizada de manera que sea fácil de manejar sin perder ningún documento en la digitalización.


DÉJANOS TUS COMENTARIOS !!

3 Comentarios en este artículo
  1. barcuz Reply

    En la empresa donde laboro estamos al tanto con la tecnología, ello me permite indicar que todos los documentos que tramito los tengo en pdf o imagen ordenado por año, día, profesión, concepto.

    acepto sugerencias 🙂

    • Lucia Reply

      Hola! la gestión documental te puede ayudar mucho, ya que no consiste tan sólo en digitalizar documentos.
      Echale un ojo a nuestra web http://www.neodoc.es y mira todas las ventajas que un gestor documental ágil como el nuestro podría aportar a tu negocio: trabajar de forma colaborativa, funcionalidades sociales, búsquedas súoer potentes, compatible con google docs y mucho más…
      Cualquier duda, contacta conmigo en lgonzalez@neosystems.es
      Saludos 🙂

  2. John William Lopez Valencia Reply

    Coincido mucho con este articulo, actualmente laboro para una empresa forestal y para certificación me asignaron la responsabilidad de elaborar un sistema documental para la empresa, para ello desarrolle un sistema web donde gestionamos todos los documentos del sistema así como la información de nuestros registros. Todos los colaboradores de la empresa simplemente acceden al sistema web y allí encuentran todos los documentos actualizados que son necesarios para el funcionamiento del sistema de gestión. Ademas de eso una opción muy practica que usamos es la notificación automática por correo electrónico cada vez que se agrega o actualiza un nuevo documento del sistema así garantizamos que todos nuestros empleados conozcan cuales son los documentos actuales y evitamos la duplicidad en la documentación de la empresa.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.