Actualmente, para realizar cualquier actividad comercial nos solicitan, si no es que el mismo sitio web lo exige, revisar y en todo caso, aprobar sus términos y condiciones. Probablemente a todos nos ha pasado que aceptamos las condiciones pactadas sin siquiera detenernos a leerlos ¿verdad? Quizás muchos crean que unos términos y condiciones no son más que palabras sin importancia para la adquisición del producto, aplicación, servicio, etcétera.
Contrario a las creencias populares aún vigentes, los términos y condiciones son tan importantes como la doble validación de pago en las páginas web, o los mecanismos digitales de seguridad para la protección de datos personales en diversos sitios web.
¿Qué son los términos y condiciones?
Los términos y condiciones pueden ser definidos como un acuerdo de voluntades (Contrato) entre la empresa que los elabora y el cliente y/o usuario, a través del cual se pactan los derechos y obligaciones que ambas partes contarán, así como las particularidades sobre la organización, precios y mecanismos de compra, recepción, envío, devolución, cancelación y demás particularidades que estén encaminadas a la adecuada prestación del servicio y/o la venta de un producto.
Desde el e-commerce hasta el convencional, es decir, tiendas departamentales, restaurantes, entre otros, los términos y condiciones pueden ser considerados como un contrato entre el oferente y el receptor o cliente, sobre todo para aquellos negocios que ofrecen un servicio disponible para un numero amplio de personas y a través de distintos medios de comunicación, desde aplicaciones móviles hasta páginas web.
¿Qué información debe incluirse en los términos y condiciones?
Si bien los términos y condiciones pueden ser diseñados en base a cada servicio y negocio, es importante que éstos contengan al menos cinco elementos clave, aparte de todas aquellas características que, tanto el cliente como el otorgante, deban de tener claro:
- Una descripción detallada del producto y/o servicio que otorgarás. Es importante que en este punto se defina de manera correcta cómo será el servicio y/o producto que se estará entregando y cómo. Por ejemplo: Características a considerar; delimitación de territorio, plazos y forma de entrega, entre otros elementos pertinentes.
- Derechos de las partes. Además de especificar el producto y/o servicio que otorgarás así como sus particularidades, es importante establecer cuáles serán los derechos que ambas partes gozarán. Si bien aquellos que tus clientes tendrán- Por ejemplo: Derechos a aclaraciones y/o quejas, entre otros), así como los derechos que como oferente de un producto y/o servicio también gozas. Por ejemplo: Derecho a cambios en el servicio y/o estos términos, entre otros.
- Responsabilidades. Un punto muy importante que los términos y condiciones deben de tener es el establecer el límite de responsabilidad que como oferente tendrás. Para evitar cualquier tupo de controversia es prioridad el reflejar hasta qué punto serás responsable del manejo del producto y/o servicio y así no asumir responsabilidades por terceros, e inclusive, por los datos que lleguen a proporcionarte tus mismos clientes.
- Mecanismo de solución de conflictos. Aunque lo ideal de todo empresario es evitar tener conflictos (de cualquier tipo) con clientes y/o proveedores, siempre surgen situaciones que muchas veces resultan no ser favorables. En este caso, es importante que siempre se adicione la manera en la que se solucionarán los conflictos, en caso de que éstos surjan. Existen distintas formas de resolver problemas sin necesidad de acudir a juicio. Busca con tu abogado que te asesore sobre cual mecanismo resulta apto de acuerdo a tu negocio e inclúyelo en los términos y condiciones.
- Ley aplicable. En relevancia con el punto anterior, siempre es importante especificar en qué Estado se podrán resolver las controversias que lleguen a surgir y con qué legislación. Si bien existen leyes de carácter federal, es importante tomar en cuenta la legislación del estado en el que se encuentra tu negocio, así te asegurarás de tener mayor accesibilidad de justicia en caso de que así se requiera.
Los términos y condiciones pueden ser tan extensos o breves de acuerdo a lo que tu negocio requiera, ya que estos deberán ser diseñados a la medida, por lo que la cantidad de información puede variar, sin embargo ésta siempre debe ser precisa, clara y acorde a la realidad del funcionamiento actual de tu negocio.
Aunque quizás muchas personas no lean los términos y condiciones, independientemente de ello, este será el documento que le permita conocer a tu cliente como te manejas, pero también te permitirá protegerte en caso de cualquier eventual o conflicto que surja, haya sido causado por ti, por el cliente, o bien, por algún tercero.
Así que no olvides proteger a tu negocio de una manera simple y caer en situaciones complicadas por no tener unos términos y condiciones acordes a tus necesidades. No dudes en buscarnos en komenko.mx y/o en nuestras redes sociales “KomenkoMx”, si es que llegas a tener alguna duda de este u otro tema legal para tu startup.