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Marketing y BPM, un largo y feliz matrimonio

el 25 mayo 2021

Se dice que las parejas que menos se esperan son las que permanecen juntas para siempre. Y también, las que hacen los mejores departamentos comerciales. Espera, eso no puede ser, ¿verdad?

En este artículo vamos a profundizar en procesos sencillos que cambiaron nuestro día a día. Esta es la historia de cómo automatizamos nuestro primer proceso de marketing. Y esto es aplicable a todas las unidades de negocio, no a una en particular. Pero en aras de este artículo, voy a hablar de mi departamento comercial.

La mayoría de los departamentos de marketing son un desastre, tenemos un millón de procesos que no están reconocidos formalmente, o ni siquiera sabemos que lo que estamos haciendo forma parte de un proceso importante. Por ejemplo, las campañas pueden tener el mismo formato a lo largo del año, por lo que sabemos que el tiempo total que vamos a dedicar a esa campaña es de dos meses. En esa campaña solemos organizar un evento, que puede ser un seminario web ahora que estamos en la «nueva normalidad», o puede ser una reunión, un desayuno de trabajo, o cualquier cosa, ya te haces una idea. También sabemos qué fases de comunicación tiene una campaña. Cuántas publicaciones en las redes sociales, artículos en nuestro blog, correos electrónicos que vamos a enviar.

Marketing y BPM

No te voy a aburrir con los detalles de una campaña de marketing, pero por si no te has dado cuenta todavía, lo que he mencionado aquí son tareas de un proceso, etapas de ese proceso. Y créeme, hacer esto sin una herramienta BPM en la nube era una pesadilla.

El mayor cambio lo percibimos cuando comenzamos a utilizar una plataforma flexible que nos permitió crear procesos específicos para cada una de nuestras necesidades. O evolucionar aquellos procesos que iban a quedar obsoletos.

Así que, aparte de nuestra experiencia, les contaré cómo lo hicimos y por qué fue tan importante. En primer lugar, como decía antes, nos tomamos el tiempo necesario para identificar qué etapas eran las más importantes del proceso. Cuáles son las tareas que realizamos cada vez que tenemos una campaña. Además, pensamos en hacer esas tareas reutilizables para crear un único Workflow en la nube que sirva para todas las campañas.

Una vez que terminamos esta primera instancia, donde modelamos el proceso en un workflow formal, lo dejamos claro para cada miembro del equipo, es decir que nos tomamos el tiempo para que todos los miembros del equipo se familiaricen y entiendan su funcionamiento. Ahora estábamos listos para el siguiente paso. Aquí es donde la cosa se complica. ¿Cómo elegir una plataforma BPM que sirva a tus objetivos?

Todos conocemos varios softwares con diferentes funciones que nos facilitan la vida. La clave es encontrar un software BPM que se adapte a cualquier contexto o proceso. Es muy sencillo, pero no hay muchos programas que puedan hacerlo. Por un lado, la mayoría de las plataformas que soportan procesos altamente complejos no están diseñadas para gestionar los sencillos, y viceversa. Así que en este paso tómate el tiempo de evaluar cuáles son tus necesidades y cómo satisfacerlas.

Nosotros elegimos un software BPM en la nube que nos ofrecía la flexibilidad que necesitábamos. Pusimos en marcha nuestro primer proceso, y fue un poco desordenado, pero aun así supuso una gran mejora respecto a nuestra anterior forma de gestionar el negocio. Ahora era el momento de medir su rendimiento. Y esto es clave para todos los aspectos de la vida, no se pueden tomar decisiones basadas en percepciones personales. Esto se aplica tanto a las campañas de marketing como a las decisiones empresariales. Así que hicimos reportes con la información que necesitábamos y dejamos fuera los números que a nadie le importaban. En ese momento nos dimos cuenta del potencial de la automatización de nuestros procesos. Vimos claramente cómo podíamos optimizar nuestro proceso de marketing para tener mejores resultados.

Así que lo hicimos. Optimizamos continuamente nuestro proceso. Obtuvimos mejores resultados. Nuestras campañas fueron más eficaces, conseguimos extraer información que antes ignorábamos y nuestro mensaje llegó con claridad a nuestros clientes. Todo esto se traduce en más recursos disponibles, tiempo dedicado a tareas más importantes y reflexivas y, por supuesto, más ingresos.

Lo que quiero que entiendan es la importancia de apoyarse en la tecnología para mejorar su departamento comercial. El software BPM nunca sustituirá a las personas, pero es clave desarrollar una relación con esa tecnología para tener una ventaja competitiva y salir adelante en el mercado.

Además, el cliente notará el cambio y percibirá un mejor servicio. Y no hay mejor estrategia de marketing que un cliente contento.

Acerca de la autora: Este artículo fue escrito por Sofia Saegaert.

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Escrito por

Este articulo fue escrito por un profesional con experiencia en estrategia, marketing y negocios, que ha querido compartir sus conocimientos con la comunidad emprendedora.

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