Software de gestión y ONG: transparencia y competitividad

En el fondo una entidad sin ánimo de lucro tampoco difiere tanto en algunos aspectos respecto a las empresas. Las dos tienen que mostrar transparencia tanto en su funcionamiento como en sus cuentas.

El software de gestión permite automatizar y unir muchos de los procesos y departamentos de una empresa. Si extendemos esta definición a una organización sin ánimo de lucro, el software de gestión le aportará los mismos beneficios. Estas organizaciones pueden lograr reducir los costes de gestión y administración implementando un software de gestión.

Las soluciones son variadas: como en las empresas, será recomendable analizar antes de implementar software de gestión en una ONG las necesidades de la misma para ofrecerles los módulos que necesite. Por norma general, un software de gestión implantado en una ONG abarcará áreas como la contabilidad, las compras, la gestión de proyectos, los recursos humanos, la realización de las nóminas, control de subvenciones etc.

Las ventajas son enormes y variadas: La principal es que se consigue una mejora en el proceso de toma de decisiones al disponer de información más fiable.

Además se facilita el seguimiento de los subsidios, donaciones etc. logrando mejorar la transparencia de la ONG y permitiendo que la planificación de recursos y su asignación a los diversos proyectos sea más consistente También se consigue evitar duplicidades entre las distintas secciones de la organización: los departamentos de la ONG estarán integrados y compartirán datos.

Estas mejoras permiten aumentar la competitividad y eficiencia de estas entidades. Pero su la implementación de un programa de gestión no está exenta de riesgos. Al igual que las empresas, las ONG también pueden fracasar al intentar introducir estos programas en sus estructuras. Existen varias razones:

El principal motivo es que muchas veces estas organizaciones carecen de los medios necesarios para apoyar la integración de estos programas. Tampoco suelen contar con personal preparado y capacitado para el uso de estas aplicaciones (problema que podría solucionarse implicando al proveedor en la formación del personal). Los propios empleados pueden oponerse al cambio si afrontan el software de gestión como un cambio radical de su modo de hacer las cosas.

Finalmente, otro motivo importante de fracaso es que muchas veces no consideran que puedan surgir costes adicionales no planificados, como el mantenimiento de los programas, que es complejo y exige contar con personal formado. Si no se disponen, aumentarán las posibilidades de que el programa falle incurriendo en importantes costes.

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