Beneficios de implementar la gestión documental en las empresas

Como parte de las actividades diarias las empresas generan una importante cantidad de información, la cual en la mayoría de los casos, no se administra de forma integrada. Es común que una organización tenga que capturar, almacenar y recuperar documentos todos los días y que realice estas acciones sin una planeación estratégica que le otorgue beneficios a la empresa.

Para resolver este problema de administración existe la gestión documental, ésta consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos utilizando un conjunto de tecnologías y técnicas que logran mejorar la organización de la información durante todo el periodo de vida de los documentos.

Ventajas de la Gestión Documental para las empresas

Gestión documental

La gestión documental es pieza clave en el crecimiento de una empresa, existen diferentes tipos de programas de gestión documental como el software Docuware. Entre los beneficios que tiene su implementación se encuentran los siguientes:

  • Digitalización de la información: las empresas dirán adiós al uso del papel, ahora toda la información será digital para una conservación segura y una rápida localización.
  • Información agrupada en un mismo lugar: este es uno de los principales beneficios, ya que las empresas podrán concentrar su información en un solo lugar sin importar de qué área o proceso se generó dicha información.
  • Privacidad de la información: Que los documentos estén centralizados no significa que todos los colaboradores tengan acceso a toda la información de la empresa, un gestor documental puede personalizarse a las necesidades de la organización y dar accesos restringidos manteniendo así la privacidad de la información.
  • Seguridad de la información: la seguridad de la información es uno de los temas que más preocupa a las empresas, pero mantener los documentos resguardados en archiveros bajo llave no es precisamente la mejor manera de hacerlo, ya que aunque pueden estar seguros contra robos, no lo están contra eventualidades como un incendio, un temblor o una inundación. Un sistema de gestión documental resolverá ese problema, al mantener la información en la nube no importará que los equipos de cómputo o las instalaciones de la organización sufran algún daño porque la información permanecerá segura.
  • Optimización del flujo de trabajo: la gestión documental ayudará a que los procesos de trabajo sean más eficientes, se le podrá dar más seguimiento a las tareas e incluso se podrán crear grupos especiales que tengan la necesidad de compartir información regularmente favoreciendo así la búsqueda de información y la colaboración.

La gestión documental reduce hasta en un 30% los errores en los documentos, aumenta 49% la velocidad de la creación de contenidos y reduce hasta en un 10% los costos.

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