No todas las cosas siempre combinan bien. Una de ellas se trata de tus finanzas personales y las de tu emprendimiento, las cuales no van bien de la mano. El mantener estos dos aspectos separados te va a ayudar a que los problemas que tengan sean mínimos, así como también a que tengas una mejor administración en cuanto a tus finanzas.
Al momento de iniciar tu negocio, lo más seguro es que hayas usado tus activos personales para así dar con la inversión inicial. O, por el contrario, capaz pediste un crédito al banco que se haya basado en los activos personales que tienes.
De este modo, mientras tu negocio va creciendo poco a poco, es necesario que crees un límite, que esté bastante claro, en cuanto a lo que son tus finanzas personales y comerciales. Es muy importante que siempre te mantengas del lado correcto de la ley. Por ello, así estés comenzando tu negocio, va a ser vital que sepas dividir el dinero personal y el comercial de tu vida monetaria.
Lo ideal es que puedas tratar a tu negocio, no importa si es pequeño o grande, como una entidad que te va a traer beneficios, la cual va a ser viable para ti. Pero si no sabes por dónde comenzar, para poder dividir estas finanzas, aquí vas a conocer 10 maneras sencillas de separar las finanzas personales y las del negocio, con una tabla comparativa, un ejemplo práctico y las formas jurídicas disponibles en España, México y Colombia.
10 claves para separar las finanzas personales y las de tu negocio
No hay ninguna duda de que para llegar a ser un emprendedor exitoso vas a necesitar de mucha experiencia en diferentes áreas. Uno de los aspectos claves para que seas un empresario exitoso se va a basar en que mantengas tus finanzas en total orden, ya que sin dinero no vas a conseguir mucho, y esto lo puedes hacer mientras vas invirtiendo.
A ti, que eres un emprendedor y necesitas saber cómo construir tu imperio, aquí tienes algunos consejos que te van a ayudar a que sepas cómo administrar las finanzas de tu negocio y las tuyas propias.
1. Elige la forma jurídica adecuada (y valora crear una sociedad)
Cuando trabajas como persona física (autónomo o persona natural), tú y tu negocio son, a efectos legales, la misma persona: respondes de las deudas del negocio con tu patrimonio personal. Constituir una sociedad crea una persona jurídica distinta, con sus propias cuentas, y según el país y tu nivel de ingresos también puede tener ventajas fiscales. Estas son las opciones más habituales:
| País | Como persona física | Como sociedad (responsabilidad limitada) |
|---|---|---|
| España | Autónomo | Sociedad Limitada (SL); desde 2022 puede constituirse con un capital mínimo de 1 euro |
| México | Persona física con actividad empresarial o en el RESICO | Persona moral: SAS (Sociedad por Acciones Simplificada, con límite de ingresos anuales), S. de R.L. o S.A. de C.V. |
| Colombia | Persona natural comerciante | Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), que puede tener un solo accionista (Ley 1258 de 2008) |
Lo más importante de todo esto es que te ayudará a que puedas proteger tus activos personales, siempre y cuando la configures de manera adecuada. Cuando se tiene una buena estructura corporativa, tus activos personales se van a ver vistos protegidos de ciertas pérdidas, deudas y juicios comerciales.
Al momento de iniciar un negocio, lo primero que debes definir es la forma jurídica de tu empresa. Esta es una forma para que puedas separar tus finanzas sin ningún tipo de problemas.
Claro está, todo depende del tamaño de tu negocio. Si es algo pequeño, quizás manejarlo como un autónomo es lo ideal, pero, si estás pensando en un negocio a largo plazo, con socios, empleados o riesgos importantes, quizá constituir una sociedad sea la mejor opción. Un asesor fiscal o contador te ayudará a comparar el costo y los impuestos de cada alternativa.
2. Ten presente abrir una cuenta corriente comercial
Si de verdad deseas mantener tus finanzas personales y comerciales separadas, lo más recomendable es que abras una cuenta corriente únicamente para tu negocio.
Esto es algo muy estricto que debes tener en cuenta, haciendo uso de una tarjeta de débito comercial que sea exclusivamente para las necesidades que tiene tu empresa. Por otro lado, debes tener una imagen clara de los gastos que estás teniendo, ya que, así, cuando llegue el momento de pagar los impuestos, solo revises tus extractos bancarios y no debas hacer mucho trabajo al respecto.
3. Consigue una tarjeta de débito o crédito comercial
Como ya se mencionó, es indispensable que consigas una tarjeta de débito o crédito comercial. Esto te va a permitir que ya no uses tus cuentas personales para realizar transacciones comerciales. Asimismo, es una forma muy sencilla para que tengas claro cuáles van a ser los gastos comerciales y los personales.
Contar con una tarjeta de crédito comercial te va a ayudar a que también generes puntajes crediticios comerciales que sean mucho más sólidos, siempre y cuando tus facturas estén pagadas en el momento correcto.
4. Busca la manera de pagarte un salario
Quién más que tú que eres tu propio jefe. Hazte un pago de salario a ti mismo, con una transferencia mensual desde la cuenta del negocio. Este salario debes transferirlo a tu cuenta corriente personal. Luego de esto, hazte la idea de que has percibido este salario como si estuvieses trabajando para otra persona.
¿Y esto qué quiere decir? Que cuando ya el dinero se te haya acabado, debes actuar como un empleado más y esperar con mucha paciencia a que se realice el próximo pago para así evitar tomar dinero de tu negocio para utilizarlo en tu vida personal.
5. Haz un seguimiento de los gastos que compartes
Una de las ventajas que tiene ser dueño de tu propia empresa, es que algunos de los gastos comerciales se van a convertir en deducibles de impuestos. Es por ello que, si te apetece ir con un socio por un almuerzo o comprar el café para tus empleados, podrían ser gastos deducibles, siempre que estén relacionados con tu actividad, tengas la factura correspondiente (factura completa en España, CFDI en México, factura electrónica en Colombia) y respetes los límites que fija la ley de tu país.
Mantener tus gastos separados va a ser una gran ventaja para ti, ya que las cosas resultarán ser más fáciles para el contador de tu empresa cuando se esté acercando el momento de pagar los impuestos. Por otro lado, también ayudará a que tu registro financiero se mantenga estable e impecable.
6. Lleva un registro de los artículos personales que utilices con fines comerciales
Son muchos los que desean poder volar en el avión de la empresa o conducir el automóvil de la empresa. Sin embargo, para aquellas personas que están emprendiendo y tienen su propio negocio, generalmente harán uso de un coche que los lleve a diferentes lugares.
Lo mismo va a suceder con tu teléfono móvil y con otro tipo de artículos que utilices de forma regular, bien sea para fines comerciales o personales. Registra qué parte de esos gastos corresponde al negocio (por ejemplo, el porcentaje de uso profesional del móvil o del coche) y guarda siempre los comprobantes: así deducirás solo lo que corresponde y evitarás problemas con Hacienda, el SAT o la DIAN.
7. No mezcles los activos personales con los del negocio
Suele ocurrir que los activos personales se agreguen a tus activos comerciales, llevando a que haya una reducción de la obligación tributaria. Este es uno de los casos más clásicos que ocurren en cuanto a la evasión fiscal.
Es por ello que, para evitar que tengas inconvenientes inesperados, es necesario que lleves tus libros de cuentas por separados, bien sea en los gastos personales y en los comerciales. Un ejemplo es cuando compras un móvil para tu hija y lo registras como un activo del negocio, puesto que no tienes una cuenta personal separada.
8. Establece un presupuesto claro
Contar con una cuenta bancaria comercial, así como una tarjeta de crédito comercial, es un buen comienzo cuando vas a emprender. Además, tener un presupuesto establecido es otro paso que te ayudará a mantener las cosas en orden y bajo control.
Lo más seguro es que pienses que tener un presupuesto establecido para tu negocio no hace mucho en cuanto a la separación de tus finanzas. Sin embargo, cuando creas un presupuesto de tu empresa estarás evitando que las finanzas personales se profundicen mucho más si no se tiene una buena planificación.
Muchas veces suelen ocurrir situaciones que salen de emergencia, en donde contar con un presupuesto planificado no sirve de mucho. Aun así, crear este presupuesto va a hacer que se reduzca el riesgo de caer en costos evitables, los cuales te llevan a que tomes parte de tus finanzas personales para resolver el problema.
9. Págate primero: el método Profit First
En su libro La ganancia es primero (Profit First), Mike Michalowicz propone darle la vuelta a la fórmula clásica. En lugar de «ingresos − gastos = beneficio», plantea «ingresos − beneficio = gastos»: cada vez que entra dinero, primero separas un porcentaje para tu beneficio, tu sueldo y los impuestos, y gestionas el negocio con lo que queda. Para hacerlo, recomienda usar varias cuentas bancarias (ingresos, beneficio, sueldo del dueño, impuestos y gastos operativos) y repartir el dinero en fechas fijas, por ejemplo dos veces al mes. Es una forma muy práctica de no gastar el dinero que en realidad pertenece a Hacienda o a tu propio sueldo.
10. Ten un fondo de emergencia personal y otro para el negocio
La razón más común por la que los emprendedores mezclan sus finanzas es una emergencia: un cliente que no paga, una avería o una baja en las ventas. Lo habitual es recomendar un colchón personal de entre tres y seis meses de gastos, y en el negocio, una reserva que cubra al menos uno o dos meses de gastos fijos. Así, cuando llegue el imprevisto, no tendrás que vaciar tu cuenta personal ni pedir un crédito con prisas. Si llegas a necesitar financiación, revisa antes estos consejos para solicitar un préstamo al banco sin cometer errores.
Finanzas personales vs. finanzas del negocio: diferencias clave
| Aspecto | Finanzas personales | Finanzas del negocio |
|---|---|---|
| Cuenta bancaria | Cuenta personal donde recibes tu sueldo | Cuenta exclusiva para cobros y pagos del negocio |
| Ingresos | Tu sueldo fijo como dueño | Ventas a clientes |
| Gastos | Vivienda, comida, ocio, ahorro | Proveedores, alquiler del local, nómina, marketing, impuestos |
| Presupuesto | Por ejemplo, la regla 50/30/20 (necesidades, deseos, ahorro) | Presupuesto anual con proyección de flujo de caja |
| Comprobantes | Recomendables | Obligatorios para deducir gastos y justificar ingresos |
Ejemplo práctico: cómo lo organiza una diseñadora freelance
Pongamos el caso de Laura, una diseñadora gráfica autónoma en Valencia que factura unos 3.000 euros al mes (la misma lógica sirve en pesos mexicanos o colombianos). Antes, todo entraba y salía de su cuenta personal, y al llegar la declaración de impuestos nunca sabía cuánto podía gastar. Ahora sigue este sistema:
- Todos los cobros llegan a una cuenta del negocio.
- Los días 10 y 25 reparte el dinero: un 5 % a una cuenta de beneficio, un 20 % a una cuenta de impuestos (el porcentaje lo ajustó con su asesor), un 25 % para gastos del negocio y un 50 % como sueldo, que transfiere a su cuenta personal.
- Paga software, equipo y cursos solo con la tarjeta del negocio y guarda cada factura en una carpeta compartida con su asesor.
- Con su sueldo aplica un presupuesto personal y ahorra para su fondo de emergencia.
Resultado: sabe exactamente cuánto gana, ya no se lleva sorpresas con los impuestos y su negocio tiene su propio colchón.
Herramientas que te facilitan la separación
- Cuentas para negocios y bancos digitales que permiten abrir subcuentas o «huchas» para impuestos y ahorro.
- Software de facturación y contabilidad: Holded o Quipu en España, CONTPAQi en México, Siigo en Colombia y Alegra en varios países de Latinoamérica.
- Una hoja de cálculo sencilla con ingresos, gastos y saldo de cada cuenta, revisada cada semana.
Y para que tu negocio genere suficiente margen para pagarte un buen sueldo, define bien tu estrategia de precios.
Separa tus finanzas personales de las de tu emprendimiento para alcanzar el éxito
No es raro encontrar que el dueño de una empresa tenga una situación complicada en donde necesite recurrir a sus finanzas personales para conseguir esos sueños comerciales que tiene establecido. Emprender, hoy en día, se ha vuelto muy complicado, es por ello que los empresarios tienden a tomar de sus activos personales para iniciar con su negocio.
Esto es algo que no siempre se puede evitar. Es por ello que los consejos anteriores te van a ayudar a que sepas cómo separar tus finanzas personales y comerciales, protegiéndote de que mezcles todos tus fondos y consigas un resultado no favorecedor. Haz la prueba para que observes lo bien que te va a ir y todo el éxito que tendrás.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si mezclo las finanzas personales y las del negocio?
No sabrás si tu negocio es realmente rentable, te costará más justificar gastos ante la autoridad fiscal y, si tienes una sociedad, mezclar fondos puede debilitar la protección de tu patrimonio personal. Además, es muy fácil gastar dinero que en realidad corresponde a impuestos o proveedores.
¿Cuánto debo pagarme como dueño de un negocio pequeño?
Empieza por una cantidad que el negocio pueda sostener todos los meses, aunque sea modesta, y súbela a medida que crezcan las ventas. Lo importante es que sea fija y que no tomes dinero extra del negocio cada vez que lo necesites.
¿Necesito abrir una cuenta bancaria a nombre del negocio si soy autónomo o persona natural?
No siempre es obligatorio, pero sí muy recomendable. Puede ser una segunda cuenta a tu nombre usada solo para el negocio. Lo que importa es que todos los cobros y pagos de la actividad pasen por ella.
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