Escritura pública: qué es, para qué sirve, tipos y cómo se hace en España, México y Colombia

La escritura pública es un documento que otorga respaldo legal a diferentes actos de la vida civil. Está presente en hechos tan importantes como la compra de una casa o la constitución de una sociedad anónima. Se trata de un instrumento notarial que deja constancia de la firma de un contrato o hecho jurídico.

Los notarios usan la escritura para certificar aquellos acontecimientos que se dan entre dos o más partes involucradas, dándole carácter público a un documento que, de otra forma, se limitaría al ámbito privado. ¿Y cuáles son las operaciones que la requieren? Entre las más comunes se encuentran la compra y venta de bienes raíces, firma de hipotecas, adjudicación de herencias y creación de empresas.

Si estás pensando en invertir en una propiedad en Colombia, es importante que sepas cómo funciona la escritura pública. Esto te permitirá mantener en orden toda la documentación necesaria para adquirir tu próximo inmueble, sea en proyectos de apartamentos en Bogotá o cualquier otra ciudad del país.

En esta guía te explicamos qué es una escritura pública, para qué sirve, en qué se diferencia de un documento privado, cómo se hace y cuánto cuesta, con las particularidades de España, México y Colombia.

Para qué sirve una escritura pública

En líneas generales, este documento contiene una o más declaraciones de las partes involucradas en el contrato. Describe la naturaleza de la transacción, a qué se compromete cada uno de los participantes y las normas a las que deben atenerse. Debe ser firmado por todos los involucrados, incluyendo el notario, quien da fe del contrato o acto jurídico en cuestión.

Según el Consejo General del Notariado de España, la escritura pública cumple varias funciones, entre ellas:

• Ser un respaldo legal que certifique que se ha realizado un determinado contrato.
• Brindar tranquilidad a los participantes de la transacción.
• Garantizar que las operaciones se llevan adelante respetando todas las regulaciones legales vigentes.
• Permitir que las acciones acordadas se lleven a cabo sin necesidad de otras pruebas.
• Respaldar la voluntad de los participantes de la transacción, sin que pueda ser cuestionada o modificada por terceros.

Diferencias entre escritura pública y privada

Existen varias diferencias entre una escritura pública y una escritura privada. La principal es quién da fe del acto: la escritura pública la autoriza un notario, que comprueba la identidad y la capacidad de quienes firman y la legalidad de lo que firman, mientras que el documento privado solo lleva la firma de las partes. Ojo con un mito habitual: la escritura no es de libre consulta. En España y México el notario solo entrega copias a los otorgantes y a quienes acrediten un interés legítimo; en Colombia el acceso a las copias es, en general, más amplio, con excepciones como los testamentos. Lo que sí es público es el registro donde se inscribe. Por eso, si quieres obtener información sobre un inmueble en venta, lo habitual es consultar el registro: en España se pide una nota simple al Registro de la Propiedad, en México un certificado de libertad de gravamen al Registro Público de la Propiedad y en Colombia un certificado de tradición y libertad a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. En cambio, un documento privado solo lo conocen las partes que lo firman.

Por otra parte, los documentos de carácter privado no pueden ser inscritos en ningún registro oficial, por ejemplo, el de propiedad. En cambio, las escrituras públicas requieren la consignación inmediata en entidades gubernamentales y de naturaleza pública.

Finalmente, en el caso de los contratos inmobiliarios, la escritura de constitución privada no permite transmitir la titularidad de la propiedad sin entregarla. Por el contrario, en el derecho español el otorgamiento de la escritura pública equivale a la entrega, así que transmite la propiedad sin necesidad de entregar físicamente el bien. En Colombia, la propiedad de un inmueble solo se transmite cuando la escritura se inscribe en la Oficina de Registro, y en México la inscripción en el Registro Público de la Propiedad es la que hace valer la compra frente a terceros.

Requisitos y pasos para hacer una escritura pública

Dado que es un documento legal, en Colombia, la escritura pública debe realizarse bajo unos requisitos que especifica la ley, siguiendo estos pasos:

1. Dirigirse a una notaría local

En Colombia, el notario es el único profesional autorizado para dar fe de una escritura pública. Haz que coloque firma y sello en dos fotocopias del mismo documento. Los interesados pueden acudir a la notaría directamente o pueden enviar a un representante legal con un poder especial. En el documento, deben quedar consignados estos datos:

• Nombre y apellido.
• Edad.
• Estado civil.
• Domicilio actualizado.

2. Redacción del documento por el notario

La extensión varía según la necesidad, pero debe contener toda la información relativa a los derechos establecidos, transmitidos, cancelados o modificados, su alcance y, asimismo, las obligaciones que asumen las partes. Estas pueden presentar al notario una minuta con las cláusulas que desean incluir.

3. Leer el documento en voz alta

Cualquier aclaración o modificación debe hacerse en ese momento. Luego, todos los intervinientes lo firman; también se coloca fecha y numeración. En algunos casos, la firma puede sustituirse por la huella dactilar.

4. El notario firma para dar fe e imprime el documento

Después, la notaría expide las copias de la escritura. La primera copia es la que se presenta para inscribirla en el registro.

Acércate a una oficina de Registro de Instrumentos Públicos para comenzar el trámite de registro oficial de la escritura. Ten en cuenta los plazos: en general, tienes dos meses desde la firma para registrar la escritura y pagar el impuesto de registro, y si te retrasas se cobran intereses de mora por cada mes de demora. Las hipotecas deben inscribirse dentro de los 90 días siguientes a su otorgamiento; si no, habrá que otorgarlas de nuevo.

¿Y cómo se hace en España y en México?

El proceso es parecido, con algunas diferencias:

• España: puedes elegir notario. Las partes llevan su DNI o NIE y la documentación del inmueble o del acto (por ejemplo, la última escritura y el recibo del IBI en una compraventa). El notario redacta la escritura, la lee y la firman todos. Después hay que liquidar el impuesto correspondiente (Transmisiones Patrimoniales o IVA más Actos Jurídicos Documentados) en el plazo que marque tu comunidad autónoma, normalmente un mes, e inscribir la escritura en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil. Muchas notarías hacen estos trámites por ti.
• México: la escritura se firma ante un notario público, que en México es un abogado con nombramiento del gobierno estatal. En una compraventa, el notario solicita el avalúo y los certificados de libertad de gravamen y de no adeudo de predial y agua, calcula y retiene los impuestos (como el impuesto sobre adquisición de inmuebles y, si corresponde, el ISR del vendedor) y se encarga de inscribir la escritura en el Registro Público de la Propiedad. La copia que te entrega se llama testimonio.

Tipos de escrituras públicas

Estos son los actos y contratos que más se formalizan mediante escritura pública. Algunos la exigen por ley, como la compraventa de inmuebles o la hipoteca, y otros pueden hacerse en escritura de forma voluntaria para ganar seguridad jurídica, como un arrendamiento o un préstamo:

Compraventa

Un ejemplo de escritura pública es el contrato de compraventa. En este, el propietario se compromete a entregar un bien, y el comprador, a pagarlo con dinero. Es decir, esta escritura certifica el acto de comprar y vender.

Hipoteca

Representa un derecho de prenda sobre un bien inmueble. Es decir, la propiedad permanece en poder del deudor, quien la coloca en garantía a cambio de dinero. Si no cumple con los pagos pendientes, el acreedor puede quedarse con ese bien. La escritura pública de una casa respalda los créditos hipotecarios, muy comunes para financiar la compra de vivienda. Si estás pensando en pedir uno, te conviene conocer los tipos de hipotecas que existen.

Arrendamiento

En un contrato de arrendamiento, una parte concede el goce de un bien o presta un servicio, mientras que la otra parte le paga cierta cantidad de dinero por ello. El caso más común es el contrato de alquiler de una vivienda.

Leasing

Funciona de manera similar al arrendamiento, pero en este caso el arrendador termina adquiriendo el bien facilitado por el arrendatario. Es decir, aquí la escritura pública no solo contempla el usufructo, sino también el derecho a compra.

Préstamo de consumo

También conocido como “mutuo”, se establece cuando uno de los participantes entrega una determinada cantidad de bienes fungibles (consumibles) a otro, que se compromete a restituirlos por una cantidad de bienes equivalentes. Un ejemplo son los préstamos, donde una persona obtiene dinero en efectivo que debe devolver, con intereses, en un plazo de tiempo determinado.

Transacción

Es uno de los tipos de escrituras públicas menos conocidos, pero que puede resultar muy útil. En este contrato, los participantes acuerdan la resolución de un conflicto pendiente, o bien, establecen condiciones para evitar conflictos a futuro.

Permuta

En este contrato, un bien no se paga con dinero, sino con otro bien. Es decir, alguien entrega a otra persona una cosa y, a cambio, recibe otra cosa de valor equivalente como pago. Es importante tener en cuenta que, si la permuta se hace sobre bienes raíces, debe constituirse una escritura pública.

Novación

Representa el reemplazo de una obligación por otra. Cuando la novación es sobre un bien raíz, debe constituirse públicamente. Existen tres casos posibles:

• Las partes sustituyen una obligación por otra.
• Un nuevo acreedor sustituye al anterior.
• Un nuevo deudor sustituye al anterior.

Prenda

En un contrato de prenda o empeño, un deudor obtiene un crédito bajo la entrega de un bien mueble a modo de garantía. El bien entregado se denomina “prenda”. El acreedor tiene derecho sobre él hasta el momento en que se cancele totalmente el crédito. Es importante tener en cuenta que existen distintos tipos de prenda:

• Civil.
• Agraria.
• Industrial.
• Comercial.
• Sobre valores mobiliarios.
• Sin desplazamiento.

Alzamiento

Por medio de ella, se libera un bien que había sido hipotecado o prendado. El acto se produce una vez que el deudor ha cancelado íntegramente su crédito con garantía prendaria o hipotecaria. Así, se convierte en dueño legítimo del bien.

Sociedad

Mediante la escritura pública de una empresa, una sociedad queda legalmente constituida. Los involucrados deben acordar el tipo de sociedad más conveniente; por ejemplo, Sociedad Anónima o Sociedad en Comandita por Acciones. Aquí las reglas cambian mucho según el país: en España, las sociedades limitadas y anónimas se constituyen siempre en escritura pública y se inscriben en el Registro Mercantil (desde la Ley Crea y Crece, una SL puede crearse con un capital mínimo de 1 euro). En Colombia, la SAS puede constituirse por documento privado inscrito en la cámara de comercio, salvo que se aporten inmuebles. En México, la sociedad anónima se constituye ante notario o corredor público, mientras que la Sociedad por Acciones Simplificada se crea en línea sin necesidad de notario. Si estás en México, revisa los tipos de sociedades mercantiles antes de elegir.

Resciliación

Aquí, de común acuerdo, los interesados dejan sin efecto el contrato previamente realizado.

Cancelación

Es la escritura pública que concede el acreedor cuando el deudor ha cumplido todas sus obligaciones. Por medio de este instrumento, se deja constancia del cumplimiento y, en consecuencia, se cancela la deuda pendiente.

Rectificación

La rectificación se realiza cuando existe necesidad de rectificar un contrato, si este presenta errores, omisiones o tiene enmiendas pendientes. Entonces, las partes realizan una escritura adicional para corregir las equivocaciones cometidas o aclarar puntos confusos.

¿Cuánto cuesta una escritura pública?

El coste tiene dos partes: los honorarios del notario y los impuestos del acto. Los honorarios notariales están regulados en los tres países: en España se rigen por un arancel oficial, en Colombia por las tarifas que fija cada año la Superintendencia de Notariado y Registro, y en México por los aranceles de cada estado. A eso se suman los impuestos (de transmisión, de registro o sobre la adquisición del inmueble, según el país) y las tasas del registro. En una compraventa de vivienda, los impuestos suelen pesar bastante más que el notario, así que inclúyelos en tu presupuesto desde el principio.

Consejos antes de firmar una escritura pública

• Pide el borrador de la escritura con unos días de antelación y léelo con calma.
• Comprueba en el registro que el inmueble no tiene cargas, embargos ni hipotecas pendientes.
• Verifica que quien vende es el verdadero propietario y que puede vender (por ejemplo, si está casado en un régimen que exige el consentimiento del cónyuge).
• Asegúrate de que estén al día los impuestos locales, la administración o comunidad y los servicios.
• Pregunta todo lo que no entiendas durante la lectura: es el momento de corregir errores.
• Guarda tu copia en un lugar seguro y confirma que la escritura quedó inscrita en el registro.

Preguntas frecuentes sobre la escritura pública

¿Qué diferencia hay entre escritura y título de propiedad?

En la práctica se usan como sinónimos: la escritura pública de compraventa, una vez inscrita en el registro, es el documento que acredita que eres el dueño del inmueble.

¿Qué hago si pierdo mi escritura?

No pasa nada grave: el original (la matriz) se queda guardado en la notaría, así que puedes pedir una nueva copia en la notaría donde se firmó. En España se llama copia autorizada y en México, testimonio.

¿Un contrato de arrendamiento necesita escritura pública?

No por regla general. Basta con un contrato privado, aunque puede elevarse a escritura si las partes quieren más seguridad o, en algunos casos, inscribirlo en el registro.

¿Cuánto tarda en estar lista una escritura?

La firma puede hacerse en pocos días si la documentación está completa. Lo que suele tardar más es la inscripción en el registro, que puede llevar varias semanas según la oficina.

¿Cómo está el mercado inmobiliario en Colombia?

La escritura pública te dará el respaldo y las garantías que necesitas para realizar cualquier operación importante con éxito. Ten en cuenta esta información si estás buscando una propiedad para vivir o invertir. Así podrás tomar una decisión inteligente.

Comprar una propiedad es una decisión que puede cambiar la vida de las personas. Te permite asegurar tu patrimonio y es un activo que, a futuro, puedes rentar o vender. Además, si cuenta con excelente ubicación, servicios y amenidades, su plusvalía irá en aumento como sucede con algunos de los proyectos de vivienda en Santa Marta.

Sin embargo, antes de escoger, necesitas tomarte un tiempo para investigar la situación del mercado inmobiliario local. En este sentido, proptechs como La Haus, Houm o Bienes Online te acompañan en el proceso de búsqueda de información, dándote acceso a datos muy valiosos; por ejemplo, la cantidad de búsquedas de vivienda en los principales municipios colombianos. Como referencia, estas eran algunas cifras del mercado en 2022 (Mutis, 2022); antes de invertir, consulta los datos más recientes de tu ciudad:

• En el último año, se vendieron más de 20 mil unidades en proyectos inmobiliarios en plano, ubicados en las principales metrópolis colombianas.
• Bogotá y sus municipios aledaños, Medellín, Bucaramanga y Barranquilla, experimentaron un crecimiento del 30% en la compra de vivienda.
• El 70% del mercado de nueva construcción corresponde a vivienda social.