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Excel con Power Pivot: Su importancia en los negocios

el 18 noviembre 2020

Presente desde Excel 2010 como un simple complemento, con el tiempo ha evolucionado y se ha desarrollado rápidamente, simplemente piense en todas las herramientas adicionales que Microsoft ha lanzado para mejorar Power Pivot. Sin embargo, lo que se evidencia de inmediato a primera vista con esta solución es la eterna confusión que existe en torno a este nuevo motor, y es difícil incluso entender qué necesitamos para empezar a trabajar.

Excel con Power Pivot

La importancia de Power Pivot en los negocios

PowerPivot permite importar millones de filas de datos de múltiples fuentes de datos en un solo libro de Excel, crear relaciones entre datos heterogéneos, crear columnas calculadas y medidas usando fórmulas, construir tablas dinámicas y gráficos dinámicos, y luego, analice más los datos para que pueda tomar decisiones comerciales oportunas sin necesidad de asistencia de TI.

¿Cómo empezar?

Antes de comenzar, algunas preguntas a responder: ¿Qué es Powerpivot y de qué está hecho? ¿Qué es powerBI?

Microsoft ha creado una suite que consta principalmente de tres componentes:

  • Power Query
  • Power Pivot
  • Power BI online

Power Pivot es un motor multidimensional que permite a un usuario con poco conocimiento crear un modelo de datos para crear cuadros de mando e informes. Este motor vive directamente dentro de Excel y no se puede utilizar por separado. Se basa en una tecnología completamente nueva y piensa completamente en memoria. Su funcionamiento básico es bastante sencillo, tú defines la conexión de datos, los objetos que quieres importar y finalmente creas las relaciones entre las tablas. Las fuentes de datos propuestas son numerosas y van desde una simple hoja de Excel hasta una base de datos sql, oracle, db2. Entonces es muy flexible desde ese punto de vista.

Power Query, es un componente introducido recientemente que le permite responder a la principal limitación de Power Pivot, la modificación de datos. De hecho, con el motor powerpivot no es posible realizar ningún cambio en los datos, incluso una simple combinación o fusión es imposible de realizar directamente en powerpivot. Power query es un objeto que vive directamente en Excel y visualmente permite al usuario realizar una serie de cambios, el resultado final es una consulta que se puede importar a powerpivot (automáticamente) o como una tabla de datos.

Power BI online es un portal de Microsoft que le permite publicar sus informes en línea. En este punto, los informes se pueden ver directamente en línea, se actualizan automáticamente y es posible utilizar el documento como fuente de datos para crear otros tipos de informes más atractivos.

¿Qué necesito para trabajar en ello?

En primer lugar, necesitamos Excel, la versión mínima es Excel 2010, ninguna versión anterior funciona.

  • EXCEL 2010: es compatible pero no hay componente nativo, tanto powerpivot como power query deben descargarse de Microsoft.
  • EXCEL 2013: solo powerpivot es nativo, para la consulta de energía debe descargarlo directamente desde el sitio web de Microsoft.
  • EXCEL 2016: ambos están presentes, no es necesario descargar.

A nivel de licencia, a partir de 2013, se requiere la licencia de Office 365 con el paquete de Office o la versión profesional independiente de Excel.

En cuanto a power bi online, es suficiente tener una cuenta de Microsoft (la que usa para una unidad también está bien) y acceder al sitio de Powerbi. ¿Desde el punto de vista de las licencias?  Tenemos dos posibilidades, utilizarlo con garantía de una serie de límites (1 gb máximo para archivos subidos, actualización limitada de datos, no es posible compartir archivos) o una versión de pago.

Para trabajar mejor con power pivot y power query, también debe pensar en la máquina donde lo instala. Esto se debe a que casi todo el procesamiento y carga de los datos es responsabilidad del cliente y, por lo tanto, el cuello de botella podría convertirse en su propia computadora.

A nivel software basta con tener la versión net framework superior a la 3.5 en cuanto a las características físicas es muy importante entender qué tenemos que cargar y cuánto pesa. El motor de pivote de potencia funciona todo en la memoria, por lo que necesitaremos RAM. De este pensamiento surgen dos cuestiones críticas:

Antes de guardar el modelo, el sistema debe cargarlo todo en la memoria, la versión de respaldo y la nueva versión. Power pivot está optimizado y es capaz de compactar hasta 30 veces la cantidad de espacio ocupado en el disco, obviamente si tenemos tablas complejas con muchas columnas y millones de filas hay mucho ram (tengo 8GB y por ahora no tengo problemas ) Excel 32bit está limitado a 4GB de RAM, cualquier actividad que supere ese valor está bloqueada y por ello se recomienda instalar la versión de 64bit.

Por otro lado, las mediciones calculadas en el modelo se realizan cada vez en tiempo real y consumen procesador, lo que significa que cuanto más complejas sean sus mediciones, más requerirán la potencia de cálculo del procesador. En cuanto al espacio en disco, se debe considerar alcanzar los 150 MB de tamaño con un archivo que contiene 9 millones de líneas. Importante, prestar atención especialmente si quieres ponerlo en línea y compartirlo.

Nota: Un artículo no puede explicar un mundo tan grande. Si quieres aprender más del tema, puedes tomar un curso de excel power pivot para conocer el uso de fórmulas, funciones, protección de datos, y utilizar gráficos, tablas y listas de datos.

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