Gestión de la Información

En la era digital, la información es uno de los activos más importantes que puede tener cualquier organización, ya sea esta pública o privada; es por ello que las organizaciones deberán establecer normas y procedimientos, con la finalidad de proteger la misma.

Sin embargo no solo deberán gestionar el acceso a la misma y blindarla de posibles fugas, se deberán establecer estrategias que utilizan las organizaciones para asegurar que la información corporativa cumpla con los requisitos de calidad, oportunidad y seguridad.

La información inconsistente, viciada o con errores en su captura difícilmente será útil para las organizaciones, ya que el resultado de procesar datos erróneos, traerá consigo que las organizaciones tomen las decisiones incorrectas o menos apegadas a los escenarios reales.

Con la finalidad de detectar las principales estrategias que se utilizan en las organizaciones para asegurar que la información corporativa cumpla con los requisitos de calidad, oportunidad y seguridad. Se realiza una investigación de campo entrevistando a tres encargados del área de sistemas de diferentes empresas del ramo hotelero.

Gestión de la Información

DESARROLLO

Segundo a segundo las organizaciones enfrentan nuevos retos y oportunidades, sin embargo antes de afrontarlos o tomar una decisión, las mismas requerirán de estar informadas correctamente y oportunamente sobre la situación actual que vive la organización, el mercado y posibles variaciones en los mismos.

Menciona (Benítez, 2005), que la calidad en la información está dada por varias dimensiones, todas interrelacionadas, de las cuales las más representativas se muestran en la siguiente tabla.

Dimensión Descripción
1. Exactitud. Mide el grado en que la información refleja lo que está pasando en el negocio (ej. Exactitud de inventarios, exactitud de rutas de fabricación, de listas de materiales, etc.).
2. Totalidad. Medición que refleje el grado en que las bases de datos cuentan con toda la información crítica para el negocio.
3. Oportunidad. Medición de que la información esté disponible cuando se requiere para tomar una decisión.
4. Relevancia. Que la información le sirva a la persona que se la estas proporcionando.
5. Nivel de detalle. Que la información tenga el nivel de detalle requerido, dependiendo del nivel organizacional y al tipo de decisión al cual este destinada la información.
6. Consistencia. Que la información sea la misma en todas las áreas o sistemas utilizados por la compañía.
Tabla 1) Principales dimensiones de la calidad en la información. Benítez, G. (Agosto de 2005). Calidad de datos: factor crítico. Recuperado el 15 de Mayo de 2012, de Gestiopolis.com: http://www.gestiopolis.com/canales5/emp/pymecommx/27.htm

Es de suponerse que las organizaciones esperan que la información en la que basaran sus decisiones sea siempre ser eficiente, eficaz, oportuna, completa, granulada, confiable, entre otras muchas otras cualidades, pero para que esto se cumpla las empresas deberán establecer métodos, procesos y procedimientos, que involucren a toda la organización.

Las organizaciones esperan que la información en la que basaran sus decisiones sea siempre confiable y oportuna, pero para que esto suceda las organizaciones se ven en la necesidad de contar con mecanismos suficientes los cuales permitan que la información siempre esté disponible y sea fidedigna, estos procesos deberán de aplicar a toda la organización, puesto que la calidad y veracidad de la misma inicia desde su proceso inicial de recolección o captura dependiendo del caso.

Una de las estrategias que se identificó con los tres entrevistados fue el hecho que buscan asegurar la consistencia de la información de la herramienta que utilizan para el apoyo en la toma de decisiones, depositando la misma en un sistema central, uno de ellos cuenta con un ERP, el cual pues integra todos los procesos de la organización, los otros dos tienen muchas aplicaciones independientes, pero estás se interfazan o alimentan mediante la exportación e importación de archivos a un sistema central el cual está diseñado para procesar la información crítica de la organización y mostrar los resultados.

Aunado a esto mencionaron que en todas sus aplicaciones informáticas se desarrollaron a prueba de usuarios, es decir buscaron a erradicar el hecho de que los usuarios  dejaran en blanco o capturaran información inconsistente por lo menos en los campos de información que son básicos o críticos para la operación y administración de la empresa. Esto lo consiguen mediante validaciones de campos y campos obligatorios.

También mencionan que  cuentan con personal capacitado para identificar posibles errores de captura y corregirlos antes de que la información sea cargada en su sistema central, como lo es el Gerente Nocturno o el auditor nocturno, quienes realizan una rápida pero minuciosa revisión de la información crítica capturada antes de proceder a realizar el cierre de día.

Finalmente cuentan con un auditor interno y otro externo quienes al azar revisan la información que se encuentra en el sistema contra los soportes de la misma con la finalidad de corregir posibles fallas, pero sobre todo detectar errores en el sistema, procesos o personal y una vez fincadas las responsabilidades aplicar medidas correctivas y preventivas, como sanciones, y capacitación en el caso del personal y si son errores en los sistemas reportar las fallas para que sean corregidas.

CONCLUCIONES

El éxito de una empresa, sin importar cuál sea su giro está basado en las decisiones que la misma tome, una respuesta oportuna y acertada puede convertirla en exitosa, mientras que una errónea o fuera de tiempo puede ocasionarle grandes pérdidas he incluso el fracaso, es por ello que los tomadores de decisión requieren contar con información, consistente, segura y al momento que la misma es requerida, es por ello que las organizaciones están inmersas en un proceso constante de eficientizar la calidad de sus sistemas y por ende de la información contenida en los mismos.

BIOGRAFÍA

Benítez, G. (Agosto de 2005). Calidad de datos: factor crítico . Recuperado el 15 de Mayo de 2012, de Gestiopolis.com: http://www.gestiopolis.com/canales5/emp/pymecommx/27.htm

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Artículo escrito por Edgard Garza

Mtro. en Comercio Electrónico y Lic. en Sistemas de Información. Estratega en Redes Sociales y Comercio Electrónico, experto en implementaciones y migraciones. Veo las TIC´s como una herramienta con la que cuentan las organizaciones para expandir sus fronteras, ampliar terrenos y fortalecer la cadena de valor.

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1 Comentario en este artículo
  1. Camilo Reply

    Que buena lectura. es una pagina muy importante.

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