¿Cómo optimizar los procesos en una organización?

La optimización es una labor constante que se debe implementar en organizaciones y según el proceso será nuestro beneficio.

A continuación, les presento una metodología de optimización.

Metodología de optimización:

La “Matriz de análisis”, es una herramienta que ayuda a identificar las actividades, los responsables, los flujos de información en función de entradas y salidas en cada actividad, la calidad determinada en los riesgos, reprocesos y métodos de trabajo, los tiempos en función de cuellos de botella, duplicidades y trabajo repetitivo de volumen, y los costos discriminados en las actividades que no generan valor y competencias necesarias para el desarrollo de las actividades del proceso.

Proceso de optimización:

Cómo optimizar los procesos en una organización

  • Identificación de las actividades y caracterización del proceso a optimizar: 

Debemos conocer todas las actividades que se desarrollan dentro de los procedimientos, teniendo conocimiento de los insumos que entran en la parte inicial y del producto que sale en la parte final del proceso.

Puede ser de gran ayuda los flujogramas para lograr ver los actores que se encuentran en el desarrollo del proceso e identificar las diferentes decisiones que se deben tomar con los respectivos flujos del proceso.

  • Diligenciamiento de la matriz de análisis:

El diligenciamiento de la matriz de análisis es relativamente sencillo, se debe determinar la información según los responsables, el flujo de información, la calidad, el tiempo y los costos en el desarrollo de todas las actividades del proceso.

  • Diagnostico del proceso:

El diligenciamiento de la matriz de análisis dentro de la optimización de los procesos, nos permite conocer oportunidades de mejora y aspectos positivos que se encuentran en el desarrollo del proceso. Para realizar el diagnostico del proceso es vital un diligenciamiento de la matriz de análisis completo y adecuado.

  • Acciones de mejora del proceso:

Para determinar las acciones de mejora nos debemos concentrar en las oportunidades de mejora identificadas en el diagnostico del proceso, de ahí la importancia del diligenciamiento de la matriz de análisis.

Generalmente al momento de identificar las oportunidades de mejora podemos determinar las acciones que se deben implementar para la optimización del proceso, sin embargo se debe realizar un análisis completo para determinar las estrategias que se implementarán dentro de las acciones de mejora.

  • Determinación de indicadores de gestión:

Los indicadores de gestión nos servirán como herramientas para la medición de las actividades y procedimientos que se desarrollan dentro del proceso.

Es vital determinar los indicadores de forma adecuada, ya que será los medios para determinar si las acciones de mejora han tenido el resultado esperado posterior a la optimización.

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Artículo escrito por octavioapadillav

Ingeniero Industrial de la Universidad Tecnológica de Pereira preparado para desempeñarme con destreza en las diferentes áreas de la organización como un profesional integro, proactivo, orientado al cumplimiento de objetivos, con conocimiento en la planeación, ejecución, control y optimización de los procesos organizacionales en función de la productividad, calidad y competitividad. La experiencia que he obtenido me ha permitido ampliar mis conocimientos en ‘Marketing Digital’, ‘Social Media’, comunicación organizacional y servicio al cliente, además de desarrollar habilidades y competencias de liderazgo, trabajo en equipo, análisis y resolución de problemas, inteligencia emocional, gestión de personas y orientación al cliente.

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