Productividad personal en la oficina

Hace unos días estaba presenciando un curso de capacitación en una empresa del giro del sector de salud dental.

Observaba como las personas que trabajan en esa clínica en todo momento le pedían información a la Gerente responsable… Quien por cierto es una persona muy eficaz y que da excelentes resultados, pero uno de sus problemas de no concluir oportunamente diversas actividades. Se concentraba en que varios momentos del día era interrumpida por los mismos compañeros de trabajo que le pedían información, tenía que atender las quejas de sus clientes, entre otras cosas que se iban sumando a lo largo del día.

Me contaba que para poder concluir sus actividades iba a optar por llegar una hora más temprano a su trabajo “para que nadie la interrumpiera” y así poder estar al día.

Aunque esta sea una solución, considero que no es del todo la más acertada.

Es por eso que me atreví a escribir este artículo, pero antes me hice esta pregunta

¿Cómo organizar y realizar las tareas que surgen en la oficina sin afectar mi tiempo?

Estoy convencido que las siguientes aportaciones que comparto contigo, te serán de gran ayuda y sobre todo para que “no llegues más temprano a concluir tus actividades y mucho menos salgas más tarde de tu hora habitual.”

La mayoría de las personas trabajamos a través de métodos y procedimientos de una lista de quehaceres o “checklists.”

A la hora de trabajar junto a otras personas (compañeros, equipo, clientes…) la planificación de tus actividades cobra más significado. Porque las necesidades y prioridades se combinan de una manera más eficaz.

Así que asegúrate siempre de cumplir estos tres requisitos:

Planifica por adelantado. Antes de terminar tu jornada o la semana, debes planificar por anticipado las tareas que harás al día siguiente o la semana próxima. Eso te dará capacidad de reacción ante imprevistos, conocimiento previo de las próximas tareas y concentración en el momento de empezar a hacerlas.

Deja espacio para los imprevistos. No seas demasiado ambicioso a la hora de poner tareas en tu planificación y deja hueco para encargos, problemas y tareas imprevistas que seguro llegarán. Y si no lo hacen, siempre puedes recuperar tu lista de tareas y agregar
nuevas a tu planificación.

Cuida las tareas con más peso. Las tareas Clave, sitúalas siempre en momentos del día donde vas a poder dar lo mejor de ti, donde más fresco estés y cuando menos interrupciones se produzcan. Cuidar, proteger y terminar esas tareas supone garantizar resultados. Y al revés, cuanto más las maltrates más ineficaz e improductivo será tu día.

Además quiero incluir un punto extra.

Crea alianzas con la tecnología. Aprende a utilizar lo más y mejor que puedas tus herramientas de trabajo “Intranet, paquetería, programas, el uso adecuado de tu e-mail.” Esto te ayudará en mucho para que no te atores durante el día y hagas tus actividades con mayor eficacia.

En otro momento te estaré ampliando más este importante tema sobre la Productividad personal en la oficina.

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Jaime Raúl – Creador del sitio Administración Eficaz Del Tiempo.


Artículo escrito por Jaime Raul | Administración Del Tiempo

Soy Jaime Raúl, responsable de http//administracioneficazdeltiempo.info/ Donde publico y transmito parte de mi conocimiento y actividad profesional dedicada a la productividad personal y administración del tiempo. En este sitio, encontrarás información útil y contenido que seguro te ayudarán a optimizar tus hábitos, tu productividad personal y tu tiempo.

DÉJANOS TUS COMENTARIOS !!

2 Comentarios en este artículo
  1. software contabilidad Reply

    Las nuevas tecnologias son el gran aliado para llevar acabo todas las tareas de una manera mas sencilla y eficas.

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