Si tienes que organizar tu almacén u oficina, aquí te compartimos ocho consejos de expertos en optimización para aprovechar al máximo el espacio que tienes disponible. También te explicamos los métodos que usan los profesionales para organizar un almacén (clasificación ABC, FIFO y 5S), cómo controlar el inventario y qué medidas de seguridad no puedes pasar por alto. Sirven tanto para la bodega de una tienda o un negocio online como para un trastero. ¡Toma nota!
Por qué es tan importante organizar bien el almacén
Un almacén desordenado cuesta dinero aunque no aparezca en ninguna factura: tiempo perdido buscando productos, pedidos enviados con errores, mercancía que caduca o se daña, compras duplicadas porque no sabías que ya tenías existencias y riesgo de accidentes. En un negocio pequeño, donde cada metro cuadrado y cada hora cuentan, organizar el almacén es una de las formas más baratas de mejorar la rentabilidad.
8 consejos para organizar un almacén pequeño o un trastero
1. Elige el espacio adecuado para el almacenamiento
Este es el primer paso a la hora de organizar el almacén o el trastero, y también el más importante. Tómate tu tiempo antes de decidir el lugar de almacenamiento definitivo, no te precipites. En un negocio, piensa también en el flujo: la zona de recepción de mercancía y la de despacho deberían estar cerca de la entrada y no cruzarse con los pasillos de trabajo. Asegúrate de elegir una zona apartada y comprueba que esté limpia y sin humedad ni moho. Ten en cuenta que tus objetos pueden estar almacenados aquí durante algún tiempo, así que tómate tu tiempo a la hora de elegir.
2. Elige el tipo de contenedor adecuado
En la mayoría de los casos, es mejor elegir contenedores de plástico que cajas de cartón, que pueden absorber agua y desintegrarse con el tiempo. También es mejor elegir contenedores con tapas que puedan sellarse para evitar que cualquier insecto o humedad dañe los artículos almacenados. Los objetos frágiles deben envolverse en plástico de burbujas antes de guardarlos. Esto puede reducir el espacio disponible en el contenedor, pero a la larga merece la pena el esfuerzo. Elige siempre el contenedor de almacenamiento adecuado a tus necesidades y, en el caso de los artículos más grandes, considera la posibilidad de añadir ruedas para facilitar su movilidad.
3. Instala estanterías para aprovechar la altura
Disponer de estantes, estanterías e incluso ganchos puede suponer una gran diferencia a la hora de maximizar el espacio de almacenamiento disponible. Mira dentro de tus armarios actuales para ver si puedes crear más espacio dentro añadiendo una estantería o un gancho. Y considera la posibilidad de añadir estantes, especialmente cuando tengas mucho que almacenar.
En un almacén, el espacio vertical suele ser el más desaprovechado. Eso sí, respeta la carga máxima que indica el fabricante de cada estantería y ánclala a la pared o al suelo cuando sea alta.
4. Piensa fuera de la caja
Cuando se trata de almacenamiento, es útil pensar de forma diferente. Por ejemplo, ¿por qué no considerar la instalación de estantes sobre las puertas? Se trata de un espacio de almacenamiento adicional que a menudo se pasa por alto. Echa un vistazo a tu propia casa u oficina y mira si puedes encontrar alguna oportunidad de almacenamiento similar e inusual.
5. Empieza por los objetos más pesados
A la hora de almacenar, los objetos pesados deben colocarse siempre en la parte inferior. Así se minimiza la posibilidad de que se caigan y se rompan o, lo que es peor, de que aplasten otros objetos frágiles que también están en tu espacio de almacenamiento. Nunca debes colocar objetos pesados en estanterías altas, ya que podrías lesionarte al bajarlos. Utiliza los estantes inferiores para los objetos voluminosos y el espacio superior para los más ligeros, como mantas y almohadas.
6. Agrupa los artículos similares
No hay nada peor que intentar encontrar algo (¡o muchas cosas!) en espacios de almacenamiento desorganizados. Por eso deberías considerar la posibilidad de agrupar artículos similares. Así será mucho más fácil encontrarlos y mantenerlo todo ordenado. Por ejemplo, puedes guardar todos los adornos navideños en un solo contenedor, o guardar todos los artículos de camping en un solo armario. En un negocio, agrupa por familia de producto (por ejemplo, todas las tallas de una misma camiseta juntas) o por proveedor, según cómo prepares los pedidos. Clasificar los artículos en categorías antes de guardarlos hará que encontrar uno específico sea rápido y fácil.
7. Utiliza etiquetas (¡y un sistema!)
El uso de etiquetas para las cajas de almacenamiento no sólo hace que parezcan limpias y ordenadas, sino que también facilita la búsqueda de los artículos. Puedes numerar las cajas de la A a la Z o agrupar artículos similares; el sistema que elijas depende de ti, pero asegúrate de que los contenedores estén etiquetados. Luego te lo agradecerás. Si tienes una caja con artículos mezclados, es posible que quieras hacer un pequeño inventario (podrías simplemente escribirlo en un papel) y pegarlo en la parte superior del contenedor para una fácil referencia.
En un almacén de negocio, el sistema más práctico es codificar cada ubicación con pasillo, estantería, nivel y posición. Por ejemplo, A-03-2-B significa pasillo A, estantería 3, nivel 2, posición B. Así cualquier persona del equipo encuentra un producto aunque sea su primer día.
8. Utiliza muebles que sirvan de espacio de almacenamiento
Si te resulta difícil encontrar un espacio de almacenamiento adicional en tu casa o negocio, considera comprar muebles que también sirvan para guardar cosas. En una tienda u oficina, los mostradores con cajones, los bancos con almacenamiento interior o los muebles con estantes bajo la superficie de trabajo crean espacio adicional. En casa, las camas con cajones debajo, los pufs huecos y las mesas de centro cumplen la misma función. De este modo, podrás guardar objetos fuera del camino, sin ocupar un valioso espacio en los armarios.
Otra opción inteligente que elimina muchas molestias es usar un servicio de almacenamiento externo (trasteros o minibodegas). Ofrecen una amplia gama de soluciones y te permiten elegir el tamaño de la unidad según tus necesidades personales o las de tu negocio, así que solo pagas por lo que necesitas. Muchos cuentan con instalaciones climatizadas, videovigilancia y acceso las 24 horas, lo que te da tranquilidad sobre lo que guardas.
Métodos para organizar un almacén como los profesionales
Si tu almacén es parte de un negocio, estos métodos marcan la diferencia:
| Método | En qué consiste | Ejemplo práctico |
|---|---|---|
| Clasificación ABC | Basada en el principio de Pareto: unos pocos productos (A) concentran la mayor parte del movimiento o del valor; los B son intermedios y los C, los de menor rotación | Coloca los productos A a la altura de la mano y cerca de la zona de despacho; los C, al fondo o en lo alto |
| FIFO (primero en entrar, primero en salir) | Lo que llega antes se despacha antes | Repón por detrás y saca por delante para que nada se quede olvidado |
| FEFO (primero en caducar, primero en salir) | Prioriza la fecha de vencimiento sobre la de llegada | Imprescindible en alimentos, cosméticos o medicamentos |
| Método 5S | Metodología japonesa nacida en Toyota: clasificar (seiri), ordenar (seiton), limpiar (seiso), estandarizar (seiketsu) y mantener la disciplina (shitsuke) | Elimina lo que no sirve, asigna un lugar a cada cosa y revisa el orden cada semana |
| Ubicaciones codificadas | Cada hueco tiene un código único registrado en tu inventario | El sistema A-03-2-B que vimos en el consejo 7 |
Para que el orden se mantenga cuando no estás, deja por escrito cómo se recibe, se guarda y se despacha la mercancía; en esta guía te explicamos cómo documentar los procesos de tu empresa.
Cómo controlar el inventario de tu almacén
Organizar el espacio sirve de poco si no sabes qué tienes. Para un negocio pequeño, estos pasos son suficientes para empezar:
- Crea una lista maestra de productos con código, descripción, ubicación, existencias y punto de reorden (la cantidad mínima a partir de la cual debes volver a pedir).
- Registra cada entrada y salida en el momento, ya sea en una hoja de cálculo, en tu sistema de ventas o en una app de inventario.
- Usa códigos de barras o QR para reducir errores; hoy basta con un lector económico o la cámara del celular.
- Haz conteos cíclicos: en lugar de cerrar un día al año para contarlo todo, cuenta cada semana una parte del almacén, empezando por los productos A.
- Analiza los datos cada mes: qué productos rotan poco, cuáles se agotan y cuánto dinero tienes inmovilizado en mercancía.
Si vendes por Internet, comprueba que tu inventario esté sincronizado con tu tienda online para no vender productos agotados; muchas plataformas de comercio electrónico ya incluyen esta función.
Seguridad en el almacén: lo que no puedes pasar por alto
- Respeta la carga máxima de cada estantería y revísalas periódicamente en busca de golpes o deformaciones.
- Mantén los pasillos y las salidas de emergencia despejados, y los extintores visibles y vigentes.
- Coloca lo pesado abajo y usa escaleras o plataformas adecuadas para alcanzar lo alto, nunca cajas o sillas.
- Almacena por separado los productos inflamables, químicos o peligrosos, con su ficha de seguridad.
- Asegura una buena iluminación y ventilación.
Si tienes trabajadores, recuerda que la normativa de seguridad laboral también aplica al almacén: en España, la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y la norma UNE-EN 15635 sobre uso e inspección de estanterías metálicas; en México, la NOM-006-STPS-2014 sobre manejo y almacenamiento de materiales; y en Colombia, el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Preguntas frecuentes sobre cómo organizar un almacén
¿Cómo organizar un almacén pequeño?
Aprovecha la altura con estanterías, agrupa los productos por familias, etiqueta cada ubicación y coloca lo que más se mueve cerca de la entrada. Elimina lo que no uses para liberar espacio.
¿Qué es el método ABC en un almacén?
Es una forma de clasificar los productos según su importancia: los A son los que más se venden o más valor tienen, los B son intermedios y los C, los de menor movimiento. Sirve para decidir dónde colocar cada producto y cuáles controlar con más frecuencia.
¿Qué diferencia hay entre FIFO y FEFO?
FIFO despacha primero lo que entró antes; FEFO despacha primero lo que caduca antes. FEFO es el adecuado para productos perecederos o con fecha de vencimiento.
¿Cada cuánto debo hacer inventario?
Además del inventario anual que suele pedir la contabilidad, lo recomendable es hacer conteos cíclicos semanales o mensuales de una parte del almacén, empezando por los productos de mayor rotación o valor.
¿Qué es mejor, un almacén propio o un trastero externo?
Depende del volumen y de la frecuencia con la que necesites acceder a la mercancía. Si mueves productos a diario, te conviene tenerlos cerca; para stock de temporada, archivos o equipos que usas poco, un trastero externo puede salir más barato que alquilar más metros en tu local.
Acerca del autor: Este artículo es un aporte de Islatrans.
