Aprendamos a resguardar nuestros archivos electrónicos

En ésta, la época de lo virtual todos nuestros documentos, si bien están concentrados en un solo lugar que parece intangible, en cualquier momento pueden ser borrados por accidente o por una falla en el sistema que los resguarda, así que aprender a guardarlos por nuestra cuenta nunca está de más. Una de las cosas más importantes que en estos tiempos se hace de manera virtual es la facturación en linea, proceso con el que quienes facturamos de manera regular ya estamos más que familiarizados.

Habiendo tantos sitios para facturación cada quien elige el que mejor le acomoda tanto en facilidad de uso como en costos, muchas personas usan el portal del gobierno que también es efectivo y sencillo de usar, en este caso podemos descargar XML SAT y el PDF SAT para tener identificado el mes y monto por el que se hizo la factura y llevar así un control total de nuestras cuentas. Descargar los archivos XML y PDF es algo que debe poderse en todos los portales por caros o privados que sean, sin embargo los expertos sí nos hacen ciertas recomendaciones:

Resguardar archivos electrónicos

  • A pesar de que la nube es un lugar que muchas personas encuentran como un lugar confiable para tener sus archivos fiscales, también es recomendable tener un respaldo en medios físicos por cualquier error o robo de datos que se pueda dar en dichos sistemas.
  • Al emitir o recibir facturas electrónicas también conocidas como CFDI podemos entregarlas en USB, correo electrónico o código QR.
  • 5 años es el tiempo que se recomienda guardar una factura electrónica en sus dos formatos para cualquier duda o aclaración.
  • En el momento que busquemos un representante físico legal de nuestra factura electrónica, el documento .XML nos puede ayudar, por lo que siempre es importante guardarlo junto con el PDF.
  • Nunca debemos entregar los datos de nuestra sesión de facturación a ninguna persona que no sea nuestro contador y esto con sus reservas, pues una vez duplicada la identidad fiscal electrónica se pueden hacer todo tipo de fraudes con ella.
  • En caso de que el SAT busque hacernos una devolución, nos pedirán el archivo .XML, de ahí la importancia de conservarlo.

Hoy ya no tenemos pretexto para no estar facturando vía electrónica pues no solamente los portales han hecho sus interfaces más sencillas de utilizar, sino que hay cientos de cursos y tutoriales para aprender a hacerlo. No se quede atrás.


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