Cómo gestionar tus documentos sin complicarte la vida

Gestionar correctamente las facturas es no sólo necesario, sino obligatorio. Se trata de un asunto delicado porque en cualquier momento Hacienda puede reclamártelas. No llevar un registro adecuado de las mismas puede dar lugar a contratiempos legales, debido por ejemplo a incorrecciones, pérdida de facturas o facturas de características erróneas.

Al igual que las facturas, hay una gran cantidad de documentos en un negocio que requieren de clasificación e identificación para poder consultarse y utilizarse en el momento preciso. La falta de orden supone tiempo de búsqueda. Y la pérdida de tiempo todos sabemos que es una pérdida de la productividad y una pérdida de dinero.

Claves para gestionar los documentos en tu negocio

Gestión documental

En muchos negocios han intentado crear unos archivos y una compleja clasificación de documentos. Probablemente, ésta se empezó en los años 90 cuando se fundó la empresa, o puede que mucho atrás. ¿De qué se han dado cuenta estas empresas? Que cada vez es más difícil gestionar el flujo de documentos, porque cada vez hay más y es necesario destruir documentos antiguos cada cierto tiempo.

Lo cierto es que para quienes utilizan el software gestión documental las cosas son mucho más sencillas, ya que se puede llevar un registro digital de cada documento. De hecho, los documentos están online y están en la nube, de modo que se pueden consultar desde cualquier ordenador si uno tiene el usuario y contraseña.

No hay pérdidas, porque todos los documentos quedan almacenados de forma segura en el programa. Tampoco tienes que preocuparte de encontrar documentos con el buscador de Gmail para localizar un documento adjunto que te enviaron porque todos los responsables trabajarán desde la nube. Pasamos a hablar de documentos de programas tradicionales a hablar de datos y documentos en la nube.

El cambio de paradigma hace que todo sea mucho más sencillo. Y por ejemplo, la transformación digital puede permitirte disponer de un espacio extra en tu negocio, dejar de gastar tanto dinero en papel y empezar a aprovechar las ventajas de la nube para gestionar los documentos y facturas de tu negocio.

¿Miedo a la nube?

Algunas personas tienen miedo a la nube porque piensan que van a perder la información, o su privacidad va a quedar dañada. Lo cierto es que hay muchísimo más riesgo de perder información en un ordenador en un negocio común que en los potentes servidores que utiliza un buen software en la nube.

Además, cuando grabamos información en la nube, ésta dispone de copias de seguridad externas, de modo que incluso si hubiera un incendio, esa información no se perdería. Algo que no sucede generalmente cuando se habilitan espacios en las empresas para la gestión de documentos.


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