La buena planificación es esencial en estos tiempos. Ordenar las actividades ayuda a la dinámica personal y al trabajo en equipo.
Si bien en la actualidad existen infinidades de herramientas que buscan aumentar la productividad de una empresa o de un trabajador independiente, los planificadores diarios aparecen como una de las mejores opciones.
Son herramientas que se utilizan de forma sencilla y sirven para organizar tu jornada con antelación. Estos planificadores te pueden ayudar a jerarquizar el trabajo y optimizar tu tiempo libre. En esta guía verás cómo armar el tuyo paso a paso, qué métodos de planificación funcionan de verdad y cuáles son las plantillas y aplicaciones más útiles. Por cierto, en México y Colombia es habitual llamarlo planner, y en España, agenda o planificador: hablamos de lo mismo.
¿Por qué utilizar un planificador diario?
Antes de ver las herramientas pensemos un minuto en la importancia de tener esta planificación. Es importante que cuando planifiques el día puedas definir tus metas y tengas una visión clara de lo que quieres y puedes lograr. El calendario de septiembre, por ejemplo, es el título que debe englobar todo lo que vayamos a proyectar y programar ese mes. Y así sucesivamente con el resto del año.
Las ventajas que entrega poder armar la plantilla del organizador diario son muchas:
- Sirve como lista de tareas pendientes.
- Ayuda a no olvidar todas las fechas importantes.
- Ordena horarios de reuniones o videollamadas laborales para que no se superpongan.
- Establece límites para evaluar tu disponibilidad y si puedes incluir más proyectos en tu agenda.
Pero los beneficios de este tipo de organización no se agotan ahí ya que puede ser utilizado para reflejar los éxitos y fracasos diarios y trabajar en tus objetivos. Además, escribir ayuda a recordar: un estudio de Pam Mueller y Daniel Oppenheimer (2014) encontró que los estudiantes que tomaban apuntes a mano entendían mejor los conceptos que quienes los tecleaban, aunque investigaciones posteriores han matizado el tamaño de ese efecto. En cualquier caso, sacar las tareas de tu cabeza y ponerlas por escrito libera atención para el trabajo importante, una idea central del método GTD de David Allen.
En resumen, podemos apuntar otros tipos de beneficios de contar con un planificador diario que ayudarán no solo a la vida laboral sino también a la personal:
- Formar buenos hábitos de organización.
- Crear estructuras de trabajo individual o colectivo.
- Evitar la procrastinación.
- Aumentar la productividad.
- Reducir el estrés.
- Ahorrar tiempo y mejorar la concentración.
Las herramientas más usadas para una planificación diaria
Existen numerosas herramientas que ayudan a armar un planificador diario y que tenga éxito. Lo primero que puedes hacer es, cuando te llegan las ideas, anotarlas en notas adhesivas; esto te va a ayudar a no olvidarte y a poder ponerlas en práctica. También puedes usar el clustering de notas adhesivas para categorizar ideas y permitir que los colaboradores voten con la herramienta de votación.
La utilización de las plantillas para el armado y planificación es sin dudas la opción más utilizada por las empresas. Hoy existen en el mercado una gran variedad de estas plantillas que ya vienen predeterminadas, son muy sencillas de utilizar y hasta algunas aparecen con la opción de personalizarlas para cada caso puntual.
Estas plantillas se pueden ajustar perfectamente al proceso de planificación tanto individual como empresarial. En ese sentido podemos encontrar dos grupos: Plantillas de reunión para configurar el plan estratégico y Plantillas para investigación y análisis.
Las plantillas que tienes que tener en cuenta
Si lo que buscamos es mejorar la comunicación entonces, como ya vimos, las plantillas son la mejor herramienta para conseguirlo. Con ellas podremos agrupar mucha información que luego será compartida con el resto de las personas con las que decidamos interactuar. Y si bien en el mercado existen decenas de planillas para nuestro planificador diario, podremos hacer un repaso por las cuatro mejores opciones.
1. Plantilla de mapa conceptual (Ideal para educación o mejorar un producto)
Los mapas conceptuales son ideales para hacer simple un concepto complicado. Es una herramienta de muy fácil aplicación que se compone de recuadros o círculos que se entrecruzan con flechas tipo etiquetas para conectarlos con las ideas o la información relacionada en una estructura jerárquica decreciente.
2. Plantilla de planificador mensual (Ideal para planificación estratégica)
Este tipo de calendarios son muy útiles para poder cumplir los objetivos. En los últimos tiempos, las videollamadas y reuniones son una constante en la vida cotidiana de los equipos de trabajo y, para optimizar tiempos y no dar pasos en falso, esta herramienta es muy útil para el planificador diario y la organización mensual. Si bien se puede usar de manera individual, es una plantilla ideal para las grandes empresas que afrontan importantes proyectos.
3. Plantilla de matriz de prioridades de acción
Es la mejor herramienta para ordenar las ideas más importantes o que mejor se adapten al objetivo deseado. Se utiliza como matriz para elegir prioridades de acción, el orden de las tareas y para ahorrar tiempo y dinero sin hacer trabajo innecesario. La matriz de prioridades de acción es importante para poder calificar tareas según su impacto y el esfuerzo necesario para cumplirlas.
Una variante muy conocida es la matriz de Eisenhower, que clasifica las tareas en cuatro cuadrantes: urgente e importante (hazlo ya), importante pero no urgente (prográmalo), urgente pero no importante (delégalo) y ni urgente ni importante (elimínalo). Stephen Covey la popularizó en Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, donde insiste en que el cuadrante que más rentabiliza tu tiempo es el de lo importante pero no urgente.
4. Plantilla de plan de trabajo
El plan de trabajo no es otra cosa más que una hoja de ruta para un proyecto deseado. En ese sentido esta herramienta es muy útil para articular los pasos que se deben seguir para llegar a ese final. Teniendo el camino organizado, es mucho más probable el éxito. Si bien puede haber distintos planes de trabajo, todos contienen cuatro componentes principales: objetivos, estrategia, tácticas y entregas.
Métodos de planificación diaria que funcionan
Una plantilla es solo el contenedor. Lo que marca la diferencia es el método con el que decides qué entra en tu día. Estos son los más probados:
| Método | Cómo funciona | Ideal para |
|---|---|---|
| Método Ivy Lee | Al final de cada día anotas las seis tareas más importantes de mañana, las ordenas y las haces una a una. Se cuenta que el consultor Ivy Lee se lo propuso en 1918 al empresario del acero Charles Schwab. | Personas que se dispersan con muchas tareas |
| Bloques de tiempo (time blocking) | Asignas cada hora de tu jornada a una tarea o tipo de tarea en el calendario. Cal Newport lo defiende en Céntrate (Deep Work). | Trabajo creativo o que exige concentración |
| Técnica Pomodoro | Trabajas 25 minutos sin interrupciones y descansas 5; cada cuatro ciclos haces una pausa larga. La creó Francesco Cirillo. | Vencer la procrastinación |
| Regla 1-3-5 | Cada día eliges una tarea grande, tres medianas y cinco pequeñas, y nada más. | Listas de pendientes interminables |
| «Tragarse el sapo» | Empiezas el día por la tarea más difícil o desagradable. Lo propone Brian Tracy en ¡Tráguese ese sapo! | Quien pospone siempre lo importante |
Cómo hacer un planificador diario paso a paso
- Elige un formato y quédate con él: papel, aplicación o plantilla digital. Usar varios a la vez es la forma más rápida de abandonar.
- Planifica la noche anterior o en los primeros diez minutos del día, antes de abrir el correo.
- Vacía tu cabeza: anota todo lo pendiente, sin filtrar.
- Elige tres prioridades: las tareas que, si las terminas, harán que el día haya valido la pena.
- Bloquea horas en tu calendario para esas prioridades y coloca la más difícil en tu momento de más energía.
- Agrupa las tareas parecidas, como correos, llamadas o trámites, en un mismo bloque.
- Deja huecos libres para imprevistos: si llenas el cien por cien del día, el plan se rompe a media mañana.
- Cierra el día con una revisión de cinco minutos: qué hiciste, qué pasa a mañana y qué aprendiste.
Ejemplo de planificador diario por bloques
| Horario | Bloque |
|---|---|
| 7:30 – 8:00 | Planificación y revisión de prioridades |
| 8:00 – 10:00 | Trabajo profundo en la tarea más importante |
| 10:00 – 10:30 | Correo y mensajes |
| 10:30 – 12:30 | Reuniones o llamadas con clientes |
| 12:30 – 13:30 | Comida |
| 13:30 – 15:00 | Tareas medianas |
| 15:00 – 15:30 | Margen para imprevistos |
| 15:30 – 17:00 | Tareas pequeñas y seguimiento |
| 17:00 – 17:15 | Cierre del día y plan de mañana |
Ajusta los horarios a tu jornada: por ejemplo, en España y México la comida suele hacerse más tarde que en Colombia. Si quieres más ideas para aprovechar mejor tu tiempo, revisa estos tips para ser más productivo y nuestro decálogo de la productividad personal.
Aplicaciones para hacer tu planificador diario
| Herramienta | Para qué sirve | ¿Gratis? |
|---|---|---|
| Google Calendar | Bloquear horas, citas y recordatorios | Sí |
| Microsoft To Do | Lista diaria «Mi día», integrada con Outlook | Sí |
| Todoist | Tareas con prioridades, fechas y proyectos | Plan gratuito con límites |
| Notion | Planificador a tu medida con plantillas | Plan gratuito |
| Trello | Tablero Kanban para tareas y proyectos | Plan gratuito con límites |
| Miro | Pizarras y plantillas de calendario para equipos | Plan gratuito con límites |
| Agenda de papel | Planificar sin notificaciones ni distracciones | Desde muy bajo costo |
Si además de tu día necesitas coordinar proyectos con otras personas, te conviene conocer los beneficios de un software de gestión de proyectos.
Preguntas frecuentes sobre el planificador diario
¿Qué debe tener un planificador diario?
Como mínimo: la fecha, tus tres prioridades del día, una franja horaria para bloquear el tiempo, una lista de tareas secundarias y un espacio para notas o para la revisión del día. Algunas personas añaden hábitos, agua o ejercicio, pero conviene empezar sencillo.
¿Es mejor un planificador en papel o digital?
Depende de tu forma de trabajar. El papel ayuda a concentrarse y a recordar; lo digital permite recordatorios, compartir con el equipo y reprogramar tareas sin reescribirlas. Muchas personas combinan un calendario digital para las citas con una hoja de papel para las prioridades del día.
¿Cuántas tareas debo poner al día?
Menos de las que crees. Tres prioridades más algunas tareas pequeñas es una buena referencia. Si cada noche te sobran tareas sin hacer, el problema no es tu disciplina, sino un plan demasiado optimista.
¿Cuándo es mejor hacer la planificación diaria?
La noche anterior o a primera hora, antes de revisar el correo y las redes sociales. Lo importante es hacerlo siempre en el mismo momento para que se convierta en hábito.
Conclusión
Las opciones para armar el planificador diario son muchas. Hay alternativas para cada una de las necesidades. Lo que queda claro después de este repaso es que se volvieron una herramienta indispensable para cualquier actividad. Ya sea a nivel empresario como para cualquier persona que encare una tarea.
