Proceso administrativo: qué es, elementos, etapas y un ejemplo práctico paso a paso

Toda organización que quiere lograr sus objetivos sigue, consciente o no, una misma secuencia: decide qué quiere, se organiza, guía a su gente y revisa los resultados. Esa secuencia es el proceso administrativo. En esta guía verás qué es, cuáles son sus elementos, sus características, cómo funciona cada etapa y un ejemplo aplicado a un pequeño negocio.

¿Qué es el proceso administrativo?

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se lleva a cabo la administración, que se relacionan entre sí y forman un proceso integral. Su objetivo es lograr las metas de la organización mediante una estructura y el esfuerzo humano coordinado, estableciendo principios, métodos y procedimientos que dan rapidez y efectividad al trabajo.

El primero en describirlo fue Henri Fayol en 1916. Desde entonces, cada autor lo ha presentado con un número distinto de etapas, pero la esencia es la misma.

¿Cuáles son los elementos del proceso administrativo?

Los cuatro elementos más aceptados del proceso administrativo son:

Algunos autores, como Agustín Reyes Ponce, Lourdes Münch o Koontz y Weihrich, agregan la integración (conseguir los recursos humanos, materiales y financieros) entre la organización y la dirección. Fayol, por su parte, incluía la coordinación y la previsión.

Características del proceso administrativo

• Es cíclico: el control muestra qué hay que volver a planear, y el proceso empieza de nuevo.
• Es interdependiente: cada etapa afecta a las demás.
• Es universal: se aplica en cualquier organización, grande o pequeña, pública o privada.
• Es simultáneo en la práctica: aunque se estudia por etapas, un administrador planea, organiza, dirige y controla al mismo tiempo.
• Es flexible: se adapta al tamaño, el sector y la cultura de cada organización.

Fases del proceso administrativo

Lyndall Urwick dividió el proceso en dos fases. En la fase mecánica se decide qué hacer y se prepara la estructura para hacerlo (planeación y organización). En la fase dinámica se maneja la organización en la práctica (integración, dirección y control). Esta división es muy usada en México; la explicamos en nuestro resumen de Fundamentos de administración de Lourdes Münch.

1. Planeación

Es fijar el curso concreto de acción: determinar los objetivos y elegir los caminos para lograrlos, con base en la investigación y en un esquema detallado de lo que se hará en el futuro.

Importancia de la planeación

Permite lograr metas concretas, controlar los pasos y los recursos que se usarán, prever resultados a corto, mediano y largo plazo, reducir riesgos y costos, y dar permanencia a la empresa.

Pasos de la planeación

1. Identificar la oportunidad.
2. Establecer los objetivos.
3. Desarrollar las premisas (supuestos sobre el entorno).
4. Identificar alternativas.
5. Comparar las alternativas frente a las metas.
6. Elegir una alternativa.
7. Elaborar planes de apoyo.
8. Expresar los planes en números mediante un presupuesto.

Tipos de planes

• Objetivos: los fines hacia los que se dirige la actividad; orientan también la organización, la dirección y el control.
• Estrategias: el camino general para lograr los objetivos.
• Políticas: criterios generales que guían la toma de decisiones.
• Procedimientos: secuencias cronológicas y obligatorias para realizar una actividad.
• Reglas: lo que se debe o no se debe hacer en una situación concreta.
• Programas y presupuestos: el conjunto de acciones, plazos y recursos expresados en tiempo y dinero.

Ventajas y desventajas de la planeación

2. Organización

Es diseñar la estructura de relaciones entre las funciones, los niveles y las actividades de las personas y los recursos de la organización, para lograr la máxima eficiencia en el cumplimiento de los planes. Implica agrupar las actividades necesarias y asignar a cada grupo un responsable con la autoridad para supervisarlo y coordinarlo.

Importancia de la organización

• Es continua: debe ajustarse cada vez que cambian la empresa o su entorno.
• Establece la mejor forma de lograr los objetivos.
• Da métodos para trabajar de forma eficiente y con el menor esfuerzo.
• Reduce la lentitud, los costos y la duplicación de esfuerzos, y delimita funciones y responsabilidades.

Pasos para organizar

1. Establecer los objetivos de la empresa.
2. Formular los objetivos, políticas y planes de apoyo.
3. Identificar y clasificar las actividades necesarias.
4. Agruparlas según los recursos humanos y materiales disponibles.
5. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria.
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical mediante relaciones de autoridad y flujos de información.

La estructura debe reflejar los objetivos y planes, la autoridad disponible, el entorno de la empresa y las capacidades y costumbres de las personas. Las herramientas clave son el organigrama y el manual de organización.

3. Integración

En los modelos de cinco etapas, la integración consiste en conseguir y combinar los recursos que la estructura necesita: reclutar, seleccionar, contratar, inducir y capacitar al personal, y obtener los recursos materiales, financieros y tecnológicos.

4. Dirección

Es el aspecto interpersonal de la administración: el proceso de influir en las personas para que unan sus esfuerzos y contribuyan a los objetivos de la organización.

Importancia de la dirección

• Pone en marcha lo establecido en la planeación y la organización.
• Logra las conductas deseadas en las personas.
• Influye directamente en la moral del equipo y, por tanto, en la productividad.
• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos y en la eficacia del control.

Elementos de la dirección

Motivación. Es la tarea más importante y compleja de la dirección. Las teorías se agrupan en dos grandes tendencias: las de contenido, que explican qué impulsa la conducta desde dentro de la persona, y las del enfoque externo o del aprendizaje, que explican cómo el ambiente y las consecuencias de la conducta influyen en ella. La más conocida de las de contenido es la pirámide de Abraham Maslow, con cinco niveles de necesidades:

1. Fisiológicas: alimento, descanso, abrigo.
2. De seguridad: estabilidad y protección frente a amenazas.
3. Sociales o de pertenencia: afecto, amistad, sentirse parte de un grupo.
4. De estima: confianza en uno mismo, reconocimiento y prestigio.
5. De autorrealización: desarrollar el propio potencial.

Aquí puedes ver otras teorías sobre la motivación laboral.

Liderazgo. Da dinamismo al equipo para lograr los objetivos. De una buena supervisión dependen la productividad, la comunicación, la relación entre jefe y colaborador, la corrección de errores y la disciplina. El estilo de liderazgo que se use en la empresa influye directamente en su eficiencia.

Comunicación. Es el proceso por el que se transmite y recibe información en un grupo. Tiene un emisor, un canal y un receptor, y puede ser formal o informal, vertical u horizontal, oral o escrita. Para ser efectiva debe ser clara, integradora, equilibrada, moderada (sin exceso de información) y evaluarse con regularidad. Lo explicamos en detalle en nuestra guía de comunicación administrativa.

5. Control

Es la función que mide el desempeño y lo compara con lo planeado para aplicar, si hace falta, medidas correctivas. No es un obstáculo ni algo negativo: es una necesidad administrativa para asegurar que se logre lo planeado.

Proceso de control

1. Establecer estándares: criterios de desempeño tomados de los planes, que permiten saber cómo van las cosas sin supervisar cada paso.
2. Medir el desempeño: idealmente de forma anticipada, para detectar desviaciones antes de que ocurran.
3. Corregir las desviaciones: aplicar medidas en las tareas, los equipos o los planes. Aquí el control se conecta con las demás funciones.

Tipos, técnicas y factores de control

Ejemplo del proceso administrativo en un pequeño negocio

Un gimnasio de barrio quiere lanzar clases en línea:

Si quieres ver cómo cambian estas etapas según cada autor, revisa nuestra guía de las funciones de la administración.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el proceso administrativo en pocas palabras?

La secuencia de etapas (planear, organizar, dirigir y controlar) que sigue una organización para lograr sus objetivos.

¿Cuáles son los 4 elementos del proceso administrativo?

Planeación, organización, dirección y control. Algunos autores agregan la integración como quinta etapa.

¿Quién creó el proceso administrativo?

Henri Fayol, en su libro Administración industrial y general (1916), donde lo describió con cinco elementos: prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

¿Cuál es la diferencia entre el proceso administrativo y las funciones de la administración?

Las funciones son las actividades que realiza el administrador; el proceso administrativo es el orden en que se aplican. En la práctica se usan casi como sinónimos.

Bibliografía

• Fayol, Henri (1916). Administration industrielle et générale. París: Dunod.
• Koontz, Harold y Weihrich, Heinz (2004). Administración: una perspectiva global (12.ª ed.). México: McGraw-Hill.
• Münch Galindo, Lourdes y García Martínez, José. Fundamentos de administración. México: Trillas.
• Reyes Ponce, Agustín. Administración moderna. México: Limusa.