Nadie discute que el año 2020 y la pandemia que vivimos, han cambiado el juego para siempre. De hecho, ha cambiado muchos juegos. Pero esto, de cierta forma, es una gran oportunidad para que varias compañías adopten el cambio y usen nuevas tecnologías, que les permitan salir primeros en el mundo competitivo.
Una de las cosas que destacan de la mayoría de las Suites de BPM, es que poseen muchas funcionalidades que facilitan el trabajo en equipo. Incluso si no comparten el mismo código postal, o país incluso. Lo que es más, implementar una de estas Suites siguiendo las cuatro etapas de la disciplina de BPM, asegurará la optimización de los resultados y los recursos.
Para aquellos que necesitan un pequeño recordatorio, las cuatro etapas de la disciplina de Gestión de Procesos de Negocio (o BPM por sus siglas en inglés) son:
- Modelar el proceso de negocio: modelar formalmente un proceso con una notación estándar, BPMN por ejemplo, ayudará a visualizar las etapas y tareas que un proceso específico debe tener para funcionar correctamente.
- Automatización del proceso: colocar ese proceso formalmente modelado en una software BPM que permita automatizar cada etapa.
- Análisis y medición del proceso: uno de los beneficios más importantes de automatizar tus procesos con una suite de BPM, es que esta provee información objetiva sobre el rendimiento de cada proceso. Esta información es crucial en la toma de decisiones de la compañía.
- Introducción de mejoras objetivas y volver a comenzar el ciclo, basado en el paso anterior.
Tomando esto en cuenta, sabemos que los softwares de BPM proveen mucho más que una simple gestión de tareas. Pero, ¿por qué esto es relevante ahora? Bueno, porque trabajar de forma asíncrona y remota es casi obligatorio ahora. Esto significa tener la posibilidad de poder completar una tarea sin mandar un mail diciendo “hey, te olvidaste de mandarme los documentos” y no tener que esperar hasta el día siguiente para obtenerlos. Cuando usas una herramienta de BPM para automatizar procesos, la persona responsable de completar una tarea específica, recibe el contexto necesario para realizarla.
Uno podría pensar que incluso con estos hechos expuestos, el uso de software de BPM es reemplazable por otros elementos, como buenas prácticas o una buena organización del staff. Puede ser que sea cierto, pero una cosa es segura, no podrás competir en tu mercado solamente haciendo eso. La optimización de tiempo y recursos es uno de los elementos más importantes que las compañías necesitan prestar atención. Y lograr todo esto, trabajando remotamente.
El proceso de transformación digital lleva tiempo y debe ser bien pensado. No es solamente el uso de un software en particular. Es la mezcla de esas tecnologías con buenas prácticas que dan lugar a un gran resultado.
Es de esta forma que las plataformas de BPM de hoy en día ayudan a las empresas. Combinando la tecnología que esas empresas necesitan, con el conjunto correcto de prácticas para ellos. Porque cada compañía es única, y no necesariamente necesitan aplicar la misma tecnología del mismo modo, o una práctica que puede ser efectiva para una empresa, puede ser el fin de otra.
Entonces, la solución para el desafío actual, que es el poder tener éxito en un mercado competitivo, adaptarse y tomar ventaja de la nueva forma de llevar adelante un negocio, y proveer una gran experiencia a nuestro equipo cuando trabaja con nosotros, es elegir la tecnología correcta. Cuando busque adquirir un software de BPM, elija una que se adapte a sus necesidades. No al revés. Una herramienta que ayude a unir el mundo digital con el humano. Una suite que es fácil de usar y provea una solución, no un problema adicional.
En suma…
La realidad ha cambiado. Nadie discute eso. ¿Cómo salir adelante en esta nueva normalidad? Bueno, es una mezcla de las prácticas correctas, con las tecnologías correctas. Implementar un software de BPM le permitirá a tu equipo trabajar desde diferentes locaciones, a diferentes horas, pero igual podrás medir su rendimiento. Lo que es más, podrás medir el rendimiento de toda la organización, con datos reales y objetivos, que te ayudarán a tomar mejores decisiones, y al final, ayudarán a que salgas primero en el mundo empresarial.
Acerca de la autora: Este artículo fue escrito por Sofia Saegaert.