7 Tips y preguntas habituales sobre los gastos de representación

Los gastos de representación son acciones ligadas al marketing, enfocadas a fomentar la imagen de la empresa y suelen surgir como producto de la colaboración entre el departamento de marketing, el de relaciones públicas y la dirección comercial.

Precisamente por pertenecer a departamentos diferentes y englobar acciones muy diversas, esta clase de gastos suelen generar muchas dudas, tanto en su definición, como en la forma de gestión y control o trato fiscal. La plataforma de expense reduction management Captio ha editado un libro en PDF con las preguntas más frecuentes sobre los gastos de representación. Puedes descargarlo gratuitamente a cambio de tu email al final de este post.

En este artículo, vamos a repasar las 7 preguntas más habituales sobre gastos de representación:

Gastos de representación

1 ¿Qué se considera un gasto de representación?

Son todos aquellos gastos destinados a fomentar la imagen de la empresa y sus profesionales para lograr un beneficio comercial a corto o medio plazo. Se trata de gastos destinados a que el trabajador represente, promocione, consolide o mejore la relación de la empresa delante del cliente, así como su posicionamiento en el mercado.

2 ¿Cuáles son los gastos de representación más habituales?

Existen un sinfín de posibilidades de actividades y acciones que entrarían dentro de la categoría de gastos de representación, sin otros límites que la propia imaginación de los profesionales de los departamentos de ventas, marketing y/o relaciones públicas de la empresa.

Sin embargo, los gastos más comunes son los siguientes:

  • Estancias en hoteles para clientes.
  • Talleres de conocimiento personal, solidarios, manualidades, cocina, etc.
  • Invitaciones a comidas y cenas con clientes.
  • Regalos y obsequios de empresa dirigidos a clientes y proveedores.
  • Invitaciones al fútbol y otros acontecimientos deportivos.
  • Entradas al cine, teatro, parques de ocio y otros espectáculos.
  • Deportes de aventuras: jornadas de paintball, circuitos de karting, actividades de invierno, etc.
  • Cuidados estéticos o de bienestar personal: masajes, tratamientos, relax, yoga, spa, etc.

3. ¿Cuáles son las diferencias entre los gastos de representación y los gastos de viaje?

La principal diferencia es que los gastos de representación, como su propio nombre indican, están destinados a “representar” a la empresa ante clientes y proveedores. Mientras que los de viaje son los generados por la propia actividad de la fuerza de ventas, como por ejemplo los gastos típicos de viaje: manutención, alojamiento, desplazamientos en taxi, etc.

4. ¿Se puede recuperar el IVA de los gastos de representación?

La empresa tiene derecho a la recuperación del IVA soportado, siempre que cumpla con los requisitos legales: que el gasto esté relacionado directamente con la empresa y se justifique mediante una factura rectificativa.

5. ¿Cómo se reportan los gastos de representación?

La forma habitual que tienen los empleados de reportar,  justificar y tramitar los gastos de representación es a través de una hoja de gastos. El formato y proceso es muy similar al de los gastos de viaje.

6. ¿Cómo se gestionan los gastos de representación?

Para gestionar y controlar el presupuesto de este tipo de gastos es fundamental desarrollar e implantar una política de gastos lo más detallada y exhaustiva posible. Dicha política debe estar adaptada a las necesidades de la empresa y establecer las pautas y protocolos de todas las etapas del proceso: presentación, validación, medidas de detección de fraude, etc.

7. ¿Cómo se contabilizan los gastos de representación?

Cuando el trabajador ha adelantado el gasto a título personal, la empresa se lo reembolsa en concepto de gastos, normalmente como una partida independiente del salario del trabajador. A nivel fiscal, normalmente se contabilizan en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en concreto a las cuentas 62, perteneciente a “Servicios Exteriores”. No obstante, puede tener alguna variación según el criterio de cada empresa y su sistema contable.

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