Actualmente existen muchas herramientas empresariales que hacen que la administración sea más sencilla, fácil y sobre todo segura para las empresas. Con las nuevas tecnologías se han maximizado las opciones que se tienen para organizar y gestionar la información. Tal es el caso de la gestión documental, la cual se trata de un conjunto de tecnologías, técnicas y prácticas que ayudan en la administración del flujo de documentos.
Con la gestión documental se tiene el control de toda la información desde su generación hasta su almacenamiento a través de sistemas que se encargan de un buen rendimiento, funcionalidad y eficacia.
Si deseas tener una mejor organización en tu empresa, la gestión documental puede ayudarte a lograrlo. Es posible que tengas una gran cantidad de información como documentos, recibos, facturas, planos o imágenes dependiendo el giro de tu empresa. Sin importar cuál sea este tipo la gestión documental te ayudará a almacenarla de forma estructurada para que puedas rastrearla más rápidamente cuando así lo necesites.
Esto permite automatizar procesos empresariales de forma sencilla. La mayoría de las empresas destinan al área de informática los procesos de automatización, sin embargo, muchas veces no cuentan con un sistema creado específicamente para la gestión de documentos y tampoco utilizan programas que puedan ser utilizados por todos los empleados aunque no tengan conocimientos especializados. Un buen sistema de gestión documental resuelve estos problemas.
La integración de la gestión documental puede traer para tu empresa los siguientes beneficios directos:
Seguridad: la información es un elemento vital para el desarrollo de las actividades de la empresa, por lo que tenerla en un sitio seguro donde no pueda dañarse o perderse es fundamental. Al tener un gestor documental toda la información estará resguardada, por lo que ya no habrá preocupaciones si llega a presentarse un incidente como un incendio o un desastre natural ya que nunca perderán los datos. Además no habrá preocupaciones por que alguien tenga acceso a documentos confidenciales ya que se puede programar quién puede acceder a ellos y quien no.
Espacio: por fin puedes decirle adiós a esos grandes archivos físicos que te ocupan espacio, y es que uno de los recursos más valiosos de las empresas es justamente el espacio físico, por lo que no es posible darse el lujo de tener oficinas dedicadas únicamente al almacenamiento de la información.
Eficacia: los documentos digitales siempre están disponibles cuando se necesitan y se pueden localizar de manera rápida y sencilla, lo sistemas suelen tener una capacidad de indexación, por lo que son recuperables fácilmente por los usuarios de mayor jerarquía, empleando el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.