En tanto más productivo se desee ser, el conocimiento de pequeñas pautas y orientaciones es más necesario. La productividad se convierte en un asunto complejo cuando se lo aborda con mucho criterio técnico y poco sentido común.
Josh Spector (@jspector) nos presenta un artículo muy interesante sobre el tema y lo hace resumiendo las orientaciones en breves frases. Esto nos sirve para profundizar algunas cosas.
A continuación encontrarás los 40 consejos agrupados en cuatro ideas, y al final, las técnicas de productividad más conocidas que los respaldan, con herramientas para aplicarlas desde hoy.
Ser productivo es consecuencia de entender pequeñas cosas
1.- Finalizar una sola cosa es más valioso que iniciar 100.-
Recuerde siempre que el trabajo inteligente paga más y mejor que el “trabajo duro”. No solo porque permite alcanzar resultados de calidad, sobretodo porque evita malgastar energía y preserva el rendimiento personal.
2.- Las personas exitosas y las que no lo son, tienen la misma disposición de tiempo en el día.-
La posibilidad de ser productivo radica en la forma que se aprovecha el tiempo disponible. Es un tema de forma, no de fondo. No lo olvide. El tiempo es igual para todos. No hay magia en esto.
3.- El trabajo se expande para llenar el tiempo que se le otorga.-
La disposición adecuada de tiempo para hacer un trabajo, define en última instancia la calidad de éste. Si se maneja adecuadamente la variable tiempo, la calidad del trabajo está garantizada. Esta disposición no solo involucra el aspecto cuantitativo, también el cualitativo. Hay ciertas horas del día en las que deben hacerse ciertas cosas y no otras.
4.- La perfección es la némesis de la productividad.-
En tanto más inclinada a la perfección, menos productiva es una persona. ¡Es así de simple! El perfeccionista es como ése repostero que hace un pastel para que salga perfecto en la foto y olvida que las fotos no son las que se comen.
5.- Si no estás haciendo precisamente eso, entonces no es una prioridad.-
6.- La lista más valiosa de “cosas por hacer” es la que se ha hecho.-
Todo lo demás son buenos deseos y sanas intenciones.
7.- Es más fácil hacer algo cada día que hacerlo “una que otra vez”.-
La experticia se alcanza realizando las cosas repetida y rutinariamente. Las tareas dificultosas se vuelven sencillas por efecto de repetición. En éste sentido, ser productivo es una cuestión de rutina.
8.- La mitad de las cosas en su “lista por hacer” no deberían estar allí.-
El registro de tareas no garantiza productividad, todo lo contrario. Si no se tiene bien estructurada la lista de pendientes, es solo una “cortina de humo” que anticipa la procrastinación. ¡Si no lo va a hacer, no lo registre!
9.- En tanto más tiempo le tome administrar su sistema de productividad, menos productivo se vuelve.-
Hay muchos consejos y herramientas disponibles por allí para ayudarlo a ser más productivo, pero en tanto su gestión sea compleja es posible que generen mayor perjuicio que beneficio. La productividad es una cuestión conceptual antes que técnica. Responde más a procesos mentales apropiados que a herramientas utilitarias.
10.- ¿Cuál es el secreto de la productividad? Hacer aquello que se está evitando hacer.-
Este consejo no solo contribuye a ser más productivo, también permite superar miedos y frustraciones.
La productividad es una forma de pensar, no solo de hacer
11.- La duda duplica el tiempo que toma hacer alguna cosa.-
A efectos de productividad es incluso mejor NO hacer algo que tener muchas dudas al respecto. Todo error puede ser enmendado, pero el tiempo no se recupera nunca. La evaluación minuciosa debe preceder a la acción, no debe estar asociada a ella.
12.- Sólo puede ser productivo en tanto tenga claro el resultado que desea producir.-
Si el objetivo no está claro, todos los caminos conducen a cualquier parte.
13.- La productividad es el arte de la sustracción, no de la adición.-
Nunca se trata de hacer más, siempre es cuestión de reducir aquello que no aprovecha.
14.- La productividad requiere destrezas opuestas: la habilidad de prestar atención e ignorar.-
15.- En tanto más decisiones remueva, más progreso tendrá.-
La capacidad de tomar decisiones tiene incomparable valor en la gestión de las cosas en esta vida. En tanto menos decisiones se dejen pendientes, las cosas fluirán. Finalmente importa menos si las cosas fluyen por el cauce correcto o no, puesto que es peor tener el “agua estancada” aguardando que se pudra.
16.- En tanto más haga lo que quiere, más productivo será.-
Mejores cosas alcanzan las personas por disposición que por obligación. Por esto afirmar que la excelencia es una consecuencia del amor, no debe entenderse como poesía.
17.- El propósito no es hacer todo, se trata de hacer aquello que conduzca al propósito.-
18.- La meta no es hacer más, es tener más impacto.-
Esto diferencia a un profesional competente de uno competitivo..
19.- Las decisiones de grupo destruyen la productividad.-
La productividad colectiva solo puede entenderse como la suma de productividades individuales. ¡Nunca lo opuesto! Por esto no funcionan las normas o políticas que pretenden establecer “por decreto” la productividad en las organizaciones.
20.- Nadie puede obligarlo a hacer nada, solo usted mismo.-
La productividad es responsabilidad hacia uno mismo
21.- No puede mejorar algo hasta que efectivamente lo haya hecho.-
22.- Toda persona que hace grandes cosas, empieza por ser una persona que hace cosas.-
Pensar en grande no conduce a la grandeza. Solo la pequeña y efectiva acción garantiza la construcción de lo grandioso.
23.- La gente productiva valora más lo que quiere mañana que lo que quiere hoy.-
La mentalidad de corto plazo es uno de los factores que más daño causa a la lucha por propósitos, al espíritu emprendedor y a la buena gestión.
24.- Cada momento es una oportunidad para abandonar o para no hacerlo.-
De la decisión que se tome en éste sentido no solo depende la productividad, también el destino.
25.- El mejor sistema de productividad es hacer el trabajo.-
26.- Para ser productivo debe superar el miedo respecto a cómo será recibido aquello que produce.-
La orientación hacia el proceso y no al resultado es la fórmula que garantiza los grandes logros.
27.- Si no va detrás de aquello que quiere, en realidad no lo quiere.-
28.- Estar ocupado no significa ser productivo.-
Este es un mal de la Sociedad contemporánea. En realidad, es mucho peor estar muy ocupado sin conseguir nada importante, que “trabajar” poco pero ser efectivo.
29.- La centésima vez que haga algo será más productivo que la primera.-
30.- Como bien lo expresa el dicho: “Puede hacer cualquier cosa que quiera, pero sencillamente no puede hacer todo lo que quiera”.-
Es el costo inherente a todas las cosas que se hacen, lo que impide que se pueda hacer todo lo que se desea. Nada se consigue en este mundo sin pagar el costo involucrado, y solamente cuando éste ha sido honrado se alcanzan las metas.
Ser productivo es más simple de lo que parece
Ser productivo es fácil, y quizá por eso las personas se complican tanto: existe la idea equivocada de que solo lo complejo paga y distingue.
31.- La divertido es productivo.-
Nada tiene mayor calidad y valor que aquello que se hace placenteramente. Por esto es pobre aquel que desempeña un trabajo que le disgusta.
32.- No tiene que reinventar la rueda, sólo aprender de aquél que la hizo.-
33.- La relación más importante que tiene en su vida es aquella que sostiene con el tiempo.-
Nada existe más valioso que el tiempo en esta vida, y la energía que se disponga para aprovecharlo.
34.- El mejor atajo para ser productivo: diga NO.-
La persona complaciente vive la vida de muchos y carga el trabajo de todos. ¡Aprenda a decir NO! Es el mejor servicio que puede se puede hacer a usted mismo.
35.- La duración de una reunión no necesita ser igual a la disposición de tiempo en su agenda.-
No tener nada que hacer no es una mala señal, todo lo contrario. Es una muestra concreta de productividad. En tanto el “workaholic” sostiene una relación dependiente con las horas extras, la persona productiva ama su tiempo libre.
36.- ¡Nunca tendrá poco por hacer! (si tiene suerte).-
37.- Es SU calendario (no es el de nadie más).-
Si entiende esto, habrá encontrado uno de los significados más valiosos de la vida.
38.- Las personas que hacen más, raramente hacen lo mejor.-
39.- Uno no administra su tiempo, lo dispone. Sea un inversor inteligente.
40.- Leer esto no será nada productivo… en tanto no actúe en consecuencia.
7 técnicas de productividad que respaldan estos consejos
Muchos de los consejos anteriores tienen nombre propio y décadas de uso. Si quieres llevarlos a la práctica, empieza por una de estas técnicas:
| Técnica | En qué consiste | Consejos relacionados |
|---|---|---|
| Ley de Parkinson | Formulada por C. Northcote Parkinson en 1955: el trabajo se expande hasta ocupar el tiempo disponible. Ponte plazos cortos y realistas | 3 y 35 |
| Técnica Pomodoro | Creada por Francesco Cirillo: bloques de 25 minutos de concentración y 5 de descanso | 7 y 14 |
| Matriz de Eisenhower | Clasifica las tareas en urgentes e importantes; delega o elimina lo que no es importante | 5, 8 y 13 |
| Regla de los dos minutos | Del método GTD de David Allen: si algo toma menos de dos minutos, hazlo ya | 6 y 25 |
| Bloques de tiempo | Reserva en el calendario franjas fijas para tareas profundas, reuniones y correo | 33 y 37 |
| Principio de Pareto | Una minoría de tareas suele generar la mayor parte de los resultados: identifícalas y priorízalas | 13, 17 y 18 |
| Cómete esa rana | Popularizada por Brian Tracy: empieza el día con la tarea más difícil o la que más estás evitando | 10 y 24 |
Herramientas para aplicar estos consejos
- Para listas de tareas: Todoist, Microsoft To Do o Google Tasks.
- Para proyectos: Trello, Asana o Notion.
- Para bloques de tiempo: Google Calendar u Outlook.
- Para concentrarte: cualquier temporizador Pomodoro y el modo “No molestar” del celular.
Recuerda el consejo número 9: el mejor sistema es el más simple que de verdad uses.
Cómo empezar hoy
- Escribe esta noche las tres tareas más importantes de mañana.
- Bloquea en tu calendario 90 minutos sin reuniones ni notificaciones para la primera de ellas.
- Trabaja esos 90 minutos en bloques Pomodoro de 25 minutos.
- Aplica la regla de los dos minutos al revisar el correo y agrupa el resto de pendientes pequeños en un solo bloque.
- Al terminar el día, revisa qué completaste y elimina de tu lista lo que no aporta a tus objetivos.
Y para que estos cambios duren, conviértelos en rutina con los hábitos de las personas exitosas.
Preguntas frecuentes sobre productividad
¿Cómo puedo ser más productivo en el trabajo?
Define cada mañana las dos o tres tareas que más impacto tienen, hazlas en tus horas de mayor energía, agrupa las tareas pequeñas (correos, llamadas) en bloques y elimina las distracciones del celular mientras trabajas.
¿Qué es la productividad personal?
Es la capacidad de obtener los resultados que te importan con el tiempo y la energía que tienes. No se trata de hacer más cosas, sino de hacer las correctas, como resume el consejo número 18.
¿Cuál es la mejor técnica de productividad?
No existe una que sirva para todos. Si te cuesta concentrarte, prueba la técnica Pomodoro; si no sabes por dónde empezar, la matriz de Eisenhower; y si acumulas pendientes pequeños, la regla de los dos minutos.
DATOS DEL AUTOR.-
Carlos Eduardo Nava Condarco, natural de Bolivia, reside en la ciudad de Santa Cruz de la Sierra, es Administrador de Empresas y Empresario. Actualmente se desempeña como Gerente de su Empresa, Consultor de Estrategia de Negocios y Desarrollo Personal, escritor y Coach de Emprendedores.
Autor del libro: “Emprender es una forma de Vida. Desarrollo de la Conciencia Emprendedora”
WEB: www.elstrategos.com
Mail: carlosnava@elstrategos.com
Facebook: Carlos Nava Condarco – El Strategos
Twitter: @NavaCondarco
Me gusta mucho esta afirmación: «Uno no administra su tiempo, lo dispone. Sea un inversor inteligente» Es verdad invertimos nuestro tiempo, hay que ser inteligente en aprovecharlo, recordé el libro Primero lo primero de Stephen Covey, Yo tuve la oportunidad de hacer el curso avalado por su Institución , llamado lo mas importante, que utiliza este método. Debemos invertir nuestro tiempo en lo mas importante y va a tener mejores resultados. Excelente todo el post.
Referente a este párrafo:
Las personas exitosas y las que no lo son, tienen la misma disposición de tiempo en el día.-
La posibilidad de ser productivo radica en la forma que se aprovecha el tiempo disponible. Es un tema de forma, no de fondo. No lo olvide. El tiempo es igual para todos. No hay magia en esto.
En el libro primero lo primero, Stephen Covey afirma «Que debemos empezar por lo mas importante» aquello que de lograr nos trae mejores resultados» y como dice este excelente post : » El tiempo es igual para todos», entonces si comenzamos con lo que nos va dar mayores y mejores resultados estaremos dando un paso muy grande para obtener resultados satisfactorios.
Hola, muy interesante este articulo, me recordó el gran libro de Stephen Covey , los 7 habitos de la gente altamente efectiva, especialmente del habito afilar la sierra, el cual está inspirado en en Abraham Lincoln.
Felicito al autor