Un trabajador pasa de media ocho horas, como mínimo, al día en la oficina y tantas horas deberían ser suficientes para cumplir con todos los objetivos del día.
Sin embargo, no siempre es así. Los españoles por ejemplo pasamos una media de dos horas más al día que en el resto de Europa. Cuando alemanes, holandeses o suecos se marchan a su casa a las 5 de la tarde, es España seguimos en la oficina hasta las 8 tranquilamente.
En cuestión de horas, parece lógico pensar que nos debería dar más tiempo a completar todos los temas del día, pero lo cierto es que en muchas ocasiones no es del todo cierto. Se nos pasan las horas entretenidos en emails, internet y nimiedades sin sentido. Por eso hoy vamos a hablar de cómo organizarnos el trabajo del día a día, basado en una buena planificación y una estructura definida para completar Objetivos, Prioridades y Tiempos.
Evidentemente cada trabajo es diferente e individualmente hay que analizar y diferenciar qué es lo importante y lo urgente. El mejor truco para estos casos es tener a mano una libreta y escribir, ya sea con colores diferentes o en páginas diferentes, aquellos objetivos que cumplir y aquello que es urgente acabar hoy.
Las listas pueden ser las grandes aliadas de todo trabajador, así logramos tener una idea mucho más clara de los objetivos y podemos ver cuándo vamos a dedicarles el tiempo que precisan.
Después de este paso es importante destacar que todo profesional debería distinguir que tiempo tiene que dedicar a cada tarea. Para ello es importante saber cómo funcionan las cosas en tu lugar de trabajo. Qué le gusta al jefe, si se van a formar equipos de trabajo, cómo les gusta hacer las cosas etc…
El conocimiento es poder al fin y al cabo, por lo que si sabes cómo actuar será más fácil planificar el trabajo y acabar tu jornada cumpliendo todos los objetivos.
Otro truco para lograr llegar a tiempo a todo, es agrupando las tareas. El momento que le dedicas a contestar emails lo haces hasta que acabas; si hay que redactar informes, se les dedica tiempo hasta que se termine; lo mejor es dedicar el mismo tiempo a cada grupo de cosas. También para que esto se haga más ameno, se pueden intercalar las más metódicas con las más creativas «las que te apasionan», consiguiendo así lo que tu motivación y tu concentración se mantengan.
También es importante que un día de la semana la vaciemos o nos otorguemos más tiempo libre que el resto para darnos un respiro; si agrupas muchas tareas toda la semana acabarás agotados.
Para ayudar a nuestra concentración, lo mejor es cronometrar los tiempos de cada tarea y asegurarte de decir «en 45 minutos tengo que acabar el informe».
Hay que procurar que el tiempo no vuele sin más, cuanto más te acostumbres a medir en horas tu trabajo, lo harás de manera mecánica.
Anticiparse a los eventos es muy importante, tanto que nos permitirá vivir con menos estrés, el trabajo estará mejor hecho y nosotros disfrutaremos más haciéndolo.
Y para poder anticiparse lo mejor es programar las cosas, no solo en el día en concreto sino hacer un planning de la semana o incluso el mes, ayudando a planificar los días libres o las vacaciones. Viviremos más tranquilos seguro.
Aunque esto parezca muy sencillo en la práctica nuestro mayor enemigo es la pérdida del tiempo. Todos batallamos con este dilema. Lo peor que tienen los trabajos con ordenador es que con Internet podemos salvar nuestro trabajo o perder el tiempo soberanamente en las redes sociales.
Hay que evitar las distracciones como el móvil, el whatsapp, o las actualizaciones de Facebook. Las interrupciones nos sacan del ritmo de trabajo y machacan nuestra concentración.
Para poder disfrutar en el trabajo también hay que tener en cuenta la palabra productividad, la cual no puede estar ligada a la palabra relax. O trabajas o descansas. Un truco es estar siempre con algo entre las manos, enganchar una tarea con la otra.
Para terminar, te diré que lo más importante es motivarse con los logros; si te mantienes motivado el trabajo saldrá mucho mejor y estarás más animado para afrontar lo siguiente que venga en la lista.
Acerca del Autor: Este articulo fue escrito por Beatriz de la Rosa