Cómo aprovechar Google Drive en tu empresa

Google Drive es una herramienta de la que muchos han oído hablar e incluso la utilizan tímidamente, de aquí que sea un secreto a voces, pero muy pocos la utilizan adecuadamente o solo la utilizan para guardar algunas cosas, por esto es el secreto mejor guardado.

Para los que no saben qué es Google Drive, es la herramienta de Google para guardar archivos en la nube, en esencia es igual que cualquier otro servicio en la nube como Dropbox, Onedrive o Amazon Cloud, sirve para colocar tus archivos en un lugar accesible desde cualquier computadora.

Usarlo es bastante sencillo, si tienes una cuenta de Gmail accede a el a través de las apps, (el botón con cuadritos de la derecha), si no tienes cuenta de Gmail te recomiendo que saques una, especialmente porque es gratis, ya en la aplicación del Drive funciona como cualquier folder de tu computadora, puedes crear nuevos folders, agregar archivos y organizarlo a tu gusto.

Google Drive

Drive viene con 15GB para toda tu cuenta de Google en su version gratis, pero si requieres mas espacio puedes comprar los planes premium que son $1.99/mes por 100GB, $9.99 por 1 TB y $99.99 por 10 TB, utiliza la version gratis hasta que ya no tengas espacio y luego compra las premium, para la mayoría de personas 15GB es mas que suficiente para archivos.

Hasta aquí todo va normal, Drive te funcionara igual que cualquier otro sistema en la nube, ahora te traeré lo que para mi son las verdaderas fortalezas de Google Drive frente a los otros servicios que existen, y la razón por la que lo utilizo en mi empresa desde hace unos 5 años.

Las funcionalidades que voy a mostrarte a continuación, son buenas si es para tu uso personal, pero si tienes una empresa, son excelentes para ti, ya que te permitirán controlar mas eficientemente el manejo de tus archivos dentro de la empresa y te ayudaran a evitar la duplicidad de los mismos, y utilizar archivos desactualizados, que es lo que pasa cuando utilizamos el email para compartir los archivos.

Si tienes una empresa y tienes multiples usuarios te recomiendo que adquieras el servicio G-Suite para personalizar tus emails y tener control sobre los emails de tus empleados, pero si no puedes invertir el dinero en esta servicio, puedes utilizar los correos de gmail de tus empleados.

Interacción con tu computadora

Luego de acceder a tu Drive, lo segundo que debes hacer hacer es descargar el programa para tu computadora, esto te creara un Folder de tu Drive en tu computadora y te permitirá interactuar con el Drive sin necesidad de acceder al website, esto es fundamental para mantener todos tus archivos actualizados, y que utilices la ultima version siempre.

Instala el software en todas las computadoras de tu empresa, y pide a tus empleados que coloquen sus cuentas, este es un tema un poco delicado, por el tema de la privacidad, y tal vez algunos empleados no quieran, por eso siempre recomiendo utilizar G-Suite, así separas lo personal de lo laboral.

Con el software instalado es solo cuestión de colocar tus folders y archivos dentro del folder del Drive, esperar que todo se sincronice, y comenzar a utilizar Google Drive.

Compartir Archivos

Aquí es donde Google Drive se separa de la competencia, compartir archivos o incluso folders completos con tus empleados, compañeros de trabajo, colaboradores o clientes, es tan sencillo como entrar al website del Drive dar click derecho sobre lo que quieres compartir y poner las reglas para compartir el archivo.

Esta función de compartir te permite segregar la información que le entregas a cada persona involucrada, y te permite tener mayor control sobre la información que maneja cada persona, para lograr esto debes organizar tus archivos por folders y areas, por ejemplo, las personas que trabajan contabilidad solo deben tener acceso a los archivos relacionados con esta area, con ellos solo compartes esos folders, igual para los demás departamentos.

Organiza tus archivos y folders por areas de tu empresa, de esta manera se te hará mucho mas fácil compartirlos, y controlar que información recibe cada quien.

OJO: los archivos que están en tu computadora no se deben abrir por 2 personas al mismo tiempo, ya que crea un conflicto y se duplican.

Colaboración

google_drive

Por la observación anterior te traigo otra funcionalidad que para mi es lo mejor, Google Drive viene con un paquete de Office compuesto por Google Words, Google Spreadsheet y Google Presentation, estas aplicaciones son similares a los ya conocidos de MS Office, pero tiene varias ventajas sobre los de MS Office:

  • Pueden trabajar muchas personas al mismo tiempo y se actualiza en tiempo real.
  • No ocupa espacio en tu drive.
  • Funcionan al 100% para la mayoría de personas y empresas.
  • Es en la nube, puedes trabajar desde cualquier dispositivo y tus archivos siempre están actualizados.
  • Puedes saber que escribió cada quien, y que modificaciones hizo cada colaborador.
  • Chatbox para discutir las ideas.
  • Video llamada para trabajar en equipo.
  • Puedes convertir tus archivos de MS Office al formato de Drive.

Estas son algunas de las funciones por las que cada día trato de usar esas herramientas, pero principalmente la funcionalidad de trabajar con varios personas remotamente y la posibilidad de modificar mis archivos desde el celular sin tener que guardar varias copias.

Esos tiempos de escribir un documento, enviarlo y esperar que te lo envíen nuevamente han quedado atrás, te recomiendo que en la medida de lo posible crees todos tus archivos nuevos en esas herramientas, y dentro de poco verás de lo mucho que estabas perdiendo todo esto tiempo.

Google Drive premium

gsuite
Aunque Google Drive como tal no tiene un servicio premium, ya que es parte de las herramientas de Google, la version premium del servicio en general es el G-Suite, aunque ya había hablado de esto, abundare un poco mas, sobre todo para los que ya tiene una empresa.

G-Suite es la version empresarial de Gmail y todas sus herramientas, tiene un costo de $5/usuario/mes, pero te permite tener tu correo personalizado con el dominio de tu empresa, lo que le da una presentación mas formal a la misma.

Si utilizas ese servicio, puedes crear usuarios para tus empleados, y esto te dará aun mas control sobre los archivos que compartes con cada quien, y la forma en que los utilizan, y cuando ese empleado ya no trabaje mas contigo, todo el contenido que haya creado se quedara contigo, y no se lo llevara.

Por eso te recomiendo que si tienes una empresa contrates este servicio, y si no puedes pagar por un correo para todos tus empleados, crea usuarios para las areas mas sensibles y así reduces la fuga de información en tu empresa.

Esto es todo por ahora, espero que el articulo les sea util, y que empiecen a usar mas Google Drive, ya que es una herramienta muy util, y lo mejor, es gratis.

Gracias por tu atención. Si te gusto, compártelo y comenta.

Te recomendamos leer: 10 Herramientas para Ser más Productivo


DÉJANOS TUS COMENTARIOS !!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.