Para algunas empresas, los viajes de sus directivos y empleados son parte fundamental para su constante crecimiento y, en algunos casos, para su correcto funcionamiento. Por tal motivo, los viáticos se convierten en una de las áreas en las que una gestión eficiente y adecuada es indispensable, pues de no ser así puede traducirse en un despilfarro injustificado o, en caso contrario, en viajes riesgosos, inconvenientes o ineficientes.
Una correcta gestión de los gastos de viajes permite, entre otras cosas, mantener a raya gastos innecesarios, traduciéndose en viajes de negocios económicos, pero sin afectar las condiciones del viaje ni el desempeño del personal por causas externas. Debe quedar claro que al decir viajes económicos no nos referimos a viajes “tacaños” e inflexibles, sino a que gracias a la gestión de los gastos se logra obtener el mejor rendimiento tanto de los recursos como de las actividades laborales de cada empleado en su viaje.
Por ejemplo, aunque pudiera parecer más costoso, viajar en vuelos privados puede convertirse en una opción más económica, y sin duda mucho más cómoda, práctica y conveniente para una empresa que acumula muchísimas horas de vuelo al año (considerando que en lugar de comprar un jet privado o viajar siempre en vuelos comerciales, es posible adquirir paquetes de horas de vuelo en jets privados). En este ejemplo en particular, por un costo inferior o muy similar al de los vuelos comerciales que se compran anualmente, se puede obtener el servicio de vuelos privados y sus beneficios, como por ejemplo: evitar perder tiempo en el aeropuerto, programar los vuelos en horarios más convenientes, trabajar cómodamente a bordo del avión y, por supuesto, las amenidades y el buen servicio que pueden aumentar la motivación de los empleados.
Con este ejemplo como referencia para dejar en claro que hacer los viajes de negocios más económicos y fructíferos no significa simplemente hacer un recorte de gastos con las opciones más baratas, te damos tres consejos para gestionar gastos más eficientemente.
- Un presupuesto claro. Se debe tener bien definido el presupuesto disponible para viajes, de más está decir que debe ser un presupuesto realista y un poco flexible para los gastos justificables. No es extraño encontrar desfases entre los gastos proyectados y los realizados, sin embargo, debe tratarse de que éstos sean mínimos y una forma de lograrlo es poner en práctica el siguiente punto.
- Definir el tipo de gastos considerados con viáticos. Dos cosas son importantes: 1) No limitar los gastos en medida que pongan en riesgo a los empleados, ya sea en cuestiones de hospedaje, transporte o comida. 2) Ser demasiado generoso, pues aunque quieras consentir e incentivar a los empleados es importante tener límites bien claros y cautelosamente flexibles. Además es indispensable que todos estos gastos sean respaldados por las facturas correspondientes.
- Si tienes dudas sobre tu estrategia, investiga y consulta. En el caso de la gestión de gastos existe una variedad de literatura disponible, incluso anteriormente te hemos compartido un listado de 6 ebooks sobre gestión de viajes para las empresas, que junto con otros recursos te puede apoyar para gestionar de manera más eficiente los viajes de negocios que se realizan en tu empresa.
Acerca del Autor: Este articulo fue escrito por Fernando Razcón
Asistente de proyectos
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