Muchas pymes no cierran por falta de ventas, sino por falta de caja: venden, pero el dinero no llega a tiempo para pagar nóminas, proveedores e impuestos. Esta es una guía con las tareas financieras imprescindibles que todo gestor o dueño de negocio debe cumplir para llevar su empresa al éxito, sea en España, México, Colombia o cualquier otro país. Además de los 10 mandamientos, encontrarás los indicadores que conviene vigilar, un ejemplo de previsión de tesorería y los errores más comunes.
Los 10 mandamientos financieros de una pyme
1. Hacer cada año un plan financiero y un presupuesto económico
Para tener la proyección anual de ingresos y gastos de la empresa sobre la cual hay que asegurar que las necesidades financieras necesarias para llevar a cabo la actividad diaria están cubiertas en todo momento con las mejores condiciones posibles.
2. Realizar un control presupuestario
No basta con hacer un presupuesto anual, hay que revisar de forma periódica el detalle de la evolución de las partidas ingresos y gastos para asegurar el cumplimiento de los objetivos equilibrando la cuenta de ingresos y gastos.
3. Coordinar las tareas contables, administrativas y financieras con tu asesor
Para cumplir con la legalidad y para conocer mensualmente el balance y cuentas de resultados y a partir de ellos hacer un análisis de costes y márgenes.
4. Hacer un uso correcto de los recursos financieros asegurando la liquidez de la empresa
Con una proyección de las necesidades de liquidez teniendo en cuenta las obligaciones de pago con los proveedores y acreedores y los derechos de cobro con los clientes y deudores.
5. Realizar una adecuada previsión de cobros y pagos
Hay que hacer una estimación de las entradas y salidas de dinero de la empresa en las próximas semanas y meses para conocer el flujo de caja futuro y evitar problemas de liquidez y optimizar los recursos monetarios.
6. Supervisar las desviaciones del presupuesto de tesorería
Midiendo periódicamente si se están produciendo desequilibrios monetarios entre los cobros y pagos que puedan llevar a descubierto y a problemas financieros para hacer los ajustes y cambios necesarios.
7. Gestionar cada día la información financiera
Disponiendo de aplicaciones que proporcionen la información y los indicadores precisos, y a ser posible en tiempo real, que muestran la evolución financiera de la empresa con los cuales poder hacer una correcta toma de decisiones.
8. Controlar el efectivo de forma al menos semanal
Comparando los datos reales de cobros y pagos del plan de tesorería con los objetivos fijados en el plan de tesorería semanal para hacer ajustes y cambios.
9. Controlar los gastos
Es necesario llevar un exhaustivo control del dinero analizando los gastos al menos una vez al mes para identificar un gasto excesivo o identificar gastos superfluos que pueden evitarse.
También un buen control de los cobros de clientes que asegura salud al negocio.
10. Gestionar las relaciones con bancos e inversores
Disponer de buenas relaciones con los bancos con el fin de tener una relación de confianza que facilite la negociación y la obtención de financiación en caso necesario.
Comunicar de forma periódica con los inversores manteniéndoles al corriente de la evolución de la empresa para aportarles seguridad y facilitar las relaciones.
Indicadores financieros que toda pyme debe vigilar
Para cumplir los mandamientos necesitas medir. Estos indicadores te dan una foto rápida de la salud de tu negocio; revísalos al menos una vez al mes:
| Indicador | Cómo se calcula | Qué te dice |
|---|---|---|
| Liquidez corriente | Activo corriente ÷ pasivo corriente | Si puedes pagar tus deudas de corto plazo; por debajo de 1 hay riesgo |
| Prueba ácida | (Activo corriente − inventarios) ÷ pasivo corriente | Tu liquidez sin contar el inventario, que tarda en convertirse en dinero |
| Margen bruto | (Ventas − costo de ventas) ÷ ventas | Cuánto te queda de cada venta para cubrir gastos fijos |
| Margen neto | Utilidad neta ÷ ventas | La rentabilidad real después de todos los gastos e impuestos |
| Punto de equilibrio | Costos fijos ÷ margen de contribución unitario | Cuánto debes vender para no perder dinero |
| Días de cobro | (Cuentas por cobrar ÷ ventas) × 365 | Cuánto tardan tus clientes en pagarte |
| Días de pago | (Cuentas por pagar ÷ compras) × 365 | Cuánto tardas tú en pagar a proveedores |
| Meses de caja | Efectivo disponible ÷ gasto mensual neto | Cuántos meses aguantarías si dejaras de vender |
Si cobras a 60 días y pagas a 30, financias a tus clientes con tu propio dinero: es una de las causas más frecuentes de problemas de caja. Si necesitas repasar de dónde salen estos datos, aquí explicamos los estados financieros básicos con ejemplo.
Ejemplo: previsión de tesorería semanal
Los mandamientos 5, 6 y 8 se cumplen con una herramienta sencilla: una hoja de cálculo con tus cobros y pagos previstos semana a semana. Muchas empresas proyectan 13 semanas, es decir, un trimestre. Mira este ejemplo de cuatro semanas (en tu moneda local):
| Semana | Saldo inicial | Cobros previstos | Pagos previstos | Saldo final |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 10.000 | 6.000 | 7.500 | 8.500 |
| 2 | 8.500 | 4.000 | 9.000 | 3.500 |
| 3 | 3.500 | 8.500 | 6.000 | 6.000 |
| 4 | 6.000 | 5.000 | 12.000 (nómina e impuestos) | −1.000 |
La previsión te avisa con tres semanas de antelación de que en la semana 4 faltará dinero. Con ese margen puedes adelantar cobros, negociar un plazo con un proveedor o pedir financiación en buenas condiciones, en lugar de buscar soluciones de urgencia. Si quieres ir un paso más allá, revisa el cuadrante de liquidez empresarial.
Errores financieros más comunes en las pymes
- Mezclar las cuentas personales con las del negocio. Te impide saber si la empresa gana dinero; aquí tienes 10 claves para separar tus finanzas personales de las de tu negocio.
- Confundir utilidad con caja. Puedes tener beneficios en el papel y no tener dinero en el banco si tus clientes pagan tarde.
- Gastar el dinero de los impuestos. El IVA y las retenciones que cobras no son tuyos; apártalos en una cuenta aparte.
- Depender de pocos clientes. Si uno solo representa una gran parte de tus ventas, un retraso en su pago puede ahogarte.
- Fijar precios sin conocer tus costos. Vender mucho con un margen negativo solo acelera las pérdidas.
- Financiar inversiones de largo plazo con deuda de corto plazo, como pagar maquinaria con la tarjeta de crédito o el sobregiro.
Plan de acción para ordenar tus finanzas esta semana
- Abre una cuenta bancaria exclusiva para el negocio, si aún no la tienes.
- Haz una lista de todos tus gastos fijos mensuales y de las deudas con sus fechas de pago.
- Crea una hoja de previsión de tesorería de 13 semanas con cobros y pagos esperados.
- Calcula tu margen bruto y tu punto de equilibrio con los datos del último mes.
- Aparta en una cuenta separada el dinero de impuestos que cobras a tus clientes.
- Agenda una revisión semanal de caja y una mensual con tu contador o asesor.
20 Tips para mejorar las finanzas de tu negocio
En este video encuentras 20 tips que te ayudarán a organizar y mejorar las finanzas en tu negocio. ¡Dale Play!
Preguntas frecuentes sobre las finanzas de una pyme
¿Qué debe incluir el plan financiero de una pyme?
Como mínimo, la previsión de ventas, el presupuesto de gastos, la previsión de tesorería (cobros y pagos), las necesidades de financiación y los indicadores con los que vas a medir el avance. Revísalo cada mes y ajústalo cada trimestre.
¿Cada cuánto debo revisar las finanzas de mi negocio?
La caja, cada semana; los gastos y el cumplimiento del presupuesto, cada mes; y los estados financieros completos con tu contador o asesor, al menos cada trimestre.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y tesorería?
El presupuesto refleja ingresos y gastos cuando se generan (cuando vendes o compras); la tesorería, cuándo entra o sale realmente el dinero. Una venta de enero cobrada en marzo está en el presupuesto de enero, pero en la tesorería de marzo. Lo explicamos en detalle en qué es el flujo de efectivo y cómo impacta en tu negocio.
¿Qué herramientas puedo usar para controlar las finanzas?
Para empezar basta una hoja de cálculo en Excel o Google Sheets. Cuando el negocio crece, conviene un software contable y de facturación conectado al banco, como Holded en España, Alegra o Siigo en Latinoamérica o CONTPAQi en México, además de herramientas especializadas en tesorería.
Acerca de la autora: Este artículo fue escrito por Teresa Núñez, CEO SeeDCash.
Digitalizar la gestión financiera en una pyme es tan importante!! que bueno tener una herramienta como SeeDCash