¿Qué es la facturación electrónica?
Es un mecanismo digital de control fiscal implementado por múltiples gobiernos a través del mundo. Cuando una empresa opera con la facturación electrónica, al momento de generar una factura, ésta es enviada electrónicamente tanto al cliente final (llamado “adquirente”) como a la DIAN. Así, el cliente final recibe de manera casi inmediata una factura válida (impresa o por e-mail o a través de un archivo de intercambio electrónico), mientras que la DIAN recibe un documento electrónico que le informa pronta y certeramente sobre el monto que fue facturado y los impuestos correspondientes. (Como nota adicional, además de facturas, también deben ser reportadas a los sistemas de la DIAN de “facturación electrónica” las notas crédito o débito electrónicas expedidas por una compañía).
¿Cuándo aplicará la Factura Electrónica en Colombia?
La implementación de la Factura Electrónica, regulada por el Decreto 2242 de 2015, facilita el seguimiento fiscal y tributario por parte del ente de control. Acorde a los últimos dictámenes de la DIAN, las empresas que sean Grandes Contribuyentes deberán tener implementada y en operación la Factura Electrónica a partir del 1ero de Septiembre de 2018. De similar manera, las empresas que sean parte del Régimen Común deberán estar operando bajo Facturación Electrónica a partir del 1ero de Enero de 2019.
¿Qué tan común es este mecanismo?
La facturación electrónica no tiene reversa y es un mecanismo que ha sido implementado con relativo éxito en diversos países de la región, como lo son México, Argentina, Chile y más recientemente Ecuador. Si bien requiere un cambio en los procesos de operación de las empresas, el mecanismo tiene también múltiples beneficios.
¿Qué beneficios trae la factura electrónica?
Por un lado, hace más rápidas y fluidas las transacciones entre compañías. Esto ocurre pues las facturas viajan de manera electrónica, por lo cual pueden ser aceptadas “con un click” entre las partes involucradas. Todo lo anterior reduce tiempos de digitación y errores. Más importante aún, debido a que los pagos electrónicos entre compañías pueden ser muy rápidos, la factura electrónica, una vez se masifique, acelerará el flujo de dinero en la economía, permitiendo reducir el ciclo de capital de trabajo que requieren los negocios para operar.
¿Cómo implemento la Facturación Electrónica en mi empresa?
Operar la facturación electrónica necesariamente traerá cambios en los negocios. En su implementación más liviana, todo negocio que requiera facturar mediante el mencionado sistema tendrá que generar sus facturas a través de un software que (mínimamente) se encuentre conectado a internet en algún momento del día para enviar los documentos electrónicos a la DIAN (según la regulación, los documentos electrónicos emitidos deben ser comunicados a la DIAN como máximo 48 horas después de ser generados). Para este motivo, les recomendamos que consulten con su proveedor actual de software para establecer si éste se encuentra preparado o no para ofrecer el servicio de facturación electrónica.
¿Qué alternativas tengo para implementarla?
Muchas de las plataformas de facturación actuales que tienen las empresas no están habilitadas para operar la facturación electrónica. Para su implementación, dichas empresas pueden optar por una de dos soluciones: 1) operar con un sistema de facturación electrónico separado de su sistema de facturación, donde de alguna manera cargan las facturas emitidas en su facturador a una plataforma en la nube (un proceso manual o que en el mejor de los casos requiere del desarrollo de integraciones engorrosas y potencialmente costosas de mantener); o 2) pueden optar por cambiar su software y facturar desde una plataforma o herramienta que ya incorpore la funcionalidad de Facturación Electrónica de manera nativa.
Como nota adicional, es probable que, como ha sucedido en otros países, la DIAN ponga a disposición del público una página web gratuita donde los clientes puedan re-digitar sus facturas para volverlas electrónicas. Sin embargo, este sistema es de poca utilidad para empresas que generen altos volúmenes de facturación, pues genera una operatividad muy alta de re-digitación.
A la hora de evaluar su estrategia, es importante que sepa que hasta el momento la DIAN ha dicho que las facturas POS (o las facturas generadas en el punto de venta de cuantías menores) por el momento no tendrán que someterse al régimen de Facturación Electrónica, solo aquellas otras facturas que impliquen el desglose de los datos del cliente en el encabezado de la factura.
¿Qué costo tiene la Facturación Electrónica?
Existen múltiples proveedores en el mercado que ofrecen el servicio de Facturación Electrónica. Cada uno, por supuesto, tiene su propia estrategia de precios. Sin embargo, normalmente los proveedores cobran un valor por transacción, el cual parte de unos descuentos por volumen donde a mayor sea el número de transacciones mensuales (por ejemplo, de facturas emitidas) menor el costo para cada una de ellas. En todo caso, no hemos visto ningún proveedor que cobre más de 400 o 500 pesos por factura en casos de muy baja facturación (menos de 100 facturas al mes). Por supuesto, estos precios por facturas se comienzan a volver mucho más atractivos cuando se supera el umbral de las 1,000 facturas y aun más cuando se supera el umbral de las 10,000 facturas.
¿Entonces, qué sigue?
Cuando se comiencen a aproximar los últimos días para implementar la facturación electrónica, debido a los cientos de miles de empresas que quieren hacerlo, los proveedores probablemente estarán desbordados y con muy poca capacidad de atender nuevos clientes. Por este motivo, les recomendamos que comiencen desde ya a explorar proveedores de éste servicio en el mercado. De nuevo, hay aquellos que ofrecen el servicio puro, y otros que lo ofrecen ya integrado a un software de gestión y de facturación. Miren ambos para entender bien sus ventajas y desventajas (en principio, cuando el servicio se compra por separado usted podrá continuar usando su software de facturación actual, pero el proceso será engorroso pues tendrá que operar en dos plataformas; por el contrario, si compra el servicio integrado en el software, el proceso se facilitará sobremanera, pero usted aborda la complejidad y posible costo de cambiar la plataforma en la que opera su negocio). Ahora bien… si usted estaba pensando cambiar de software pero no se había dado a la tarea, qué espera, aproveche el impulso de las nuevas exigencias de la norma para dar el salto!
Acerca de Autor:
Alejandro Vásquez es el gerente de mercadeo de Loggro, un software de facturación electrónica y de gestión empresarial para PYMEs en la nube.