Para comprender el estado de salud de un emprendimiento será necesario saber qué tan sólido es financieramente, cuántas utilidades genera o de dónde provienen sus ingresos y cómo se gastan. Los estados financieros son la herramienta que nos permite conocerlo: resumen cuánto vende y cuánto gana una empresa, qué tiene y qué debe, y cómo entra y sale su dinero. En esta guía verás los tres estados financieros básicos (estado de resultados, balance general y flujo de caja), cómo leerlos con un ejemplo numérico sencillo, qué razones financieras puedes calcular con ellos y cómo se llaman en España, México y Colombia.
El objetivo final de todas las organizaciones con fines de lucro es generar utilidades. Ese es el resultado final del trabajo de todo líder o gerente. Aún en organizaciones sin fines de lucro donde se persiguen otros objetivos importantes se necesita monitorear las finanzas. Y para tomar buenas decisiones, un emprendedor necesita leer los números de su negocio con la misma facilidad con la que lee sus ventas del día.
Los estados financieros básicos son tres:
- El estado de resultados o de pérdidas y ganancias
- El balance general o estado de situación financiera
- El estado de flujo de caja o de flujos de efectivo
Las normas internacionales (NIC 1) consideran que un juego completo de estados financieros incluye además el estado de cambios en el patrimonio y las notas que explican las cifras, pero para gestionar un emprendimiento los tres anteriores son los imprescindibles. A continuación verás qué información brinda cada uno. Ten en cuenta que, aunque tienen un formato general estándar, según la actividad de la empresa pueden incluir partidas diferentes; aun así son lo bastante similares para comparar una empresa con otra, porque se rigen por normas contables comunes. Las empresas que cotizan en bolsa al hacer públicos sus estados financieros no suelen presentarlos tan detalladamente como lo hacen los documentos internos de una empresa.
1. Estado de resultados o de pérdidas y ganancias
Este documento te dice si la empresa tuvo utilidades durante un periodo determinado (un mes, un trimestre o un año), es decir, si su resultado fue positivo o negativo. También muestra cuánto dinero gasta la empresa para generar esas utilidades, o sea, sus márgenes. Comienza por los ingresos y les va restando los costos, los gastos, las depreciaciones, los intereses y los impuestos, hasta llegar al resultado final: la utilidad neta.
Ejemplo de estado de resultados
Imagina una pequeña tostadora de café que vende a cafeterías y por internet. Su estado de resultados anual (cifras hipotéticas, en miles de la moneda de tu país) sería así:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Ventas | 120 |
| (−) Costo de ventas | 70 |
| = Utilidad bruta | 50 |
| (−) Gastos operativos (incluye 4 de depreciación) | 32 |
| = Utilidad operativa | 18 |
| (−) Gastos financieros (intereses) | 2 |
| = Utilidad antes de impuestos | 16 |
| (−) Impuestos (25 %, tasa ilustrativa) | 4 |
| = Utilidad neta | 12 |
La tasa de impuesto cambia según el país y el tipo de empresa: el tipo general del impuesto sobre sociedades en España es del 25 %, el ISR de las personas morales en México es del 30 % y la tarifa general del impuesto de renta para sociedades en Colombia es del 35 %.
2. Balance general o estado de situación financiera
Resume la situación financiera en un momento específico (es una fotografía, no la película) y utiliza la contabilidad por partida doble, basada en esta ecuación:
Activos = Pasivos + Patrimonio
Así es como el balance general cuadra activos con pasivos. Los acuerdos con los clientes se cuadran con las promesas hechas con los proveedores y accionistas.
Nos dice cuánto y en qué invirtió la empresa su dinero (activos), y cuánto de ese dinero proviene de acreedores (pasivos) y cuánto de los socios o accionistas (patrimonio).
El balance comienza por los activos (diferenciándolos según el plazo en el que sea posible transformarlos en efectivo), luego los Pasivos (también diferenciándolos de ese modo), al restar los pasivos de los activos, el balance nos da la cifra que representa el patrimonio (el capital aportado más las utilidades retenidas).
Ejemplo de balance general
Siguiendo con la tostadora de café, su balance al cierre del año (en miles) sería:
| Activos | Monto | Pasivos y patrimonio | Monto |
|---|---|---|---|
| Efectivo | 9 | Proveedores (corto plazo) | 12 |
| Cuentas por cobrar | 14 | Préstamo bancario (largo plazo) | 23 |
| Inventarios | 17 | Total pasivos | 35 |
| Activo corriente | 40 | Capital aportado | 33 |
| Maquinaria y equipo (neto) | 40 | Utilidad del ejercicio | 12 |
| Total activos | 80 | Total pasivos + patrimonio | 80 |
Fíjate en que la utilidad neta del estado de resultados (12) aparece en el patrimonio: así se conectan ambos documentos. Y la ecuación cuadra: 80 de activos = 35 de pasivos + 45 de patrimonio.
3. Estado de flujo de caja o de flujos de efectivo
Informa cuánto efectivo había al comienzo del periodo y cuánto al final, y describe cómo entró el dinero a la empresa y en qué se gastó. Muestra si la empresa está convirtiendo sus utilidades en efectivo y si puede pagar sus obligaciones. Una empresa puede tener buenas utilidades y aun así quedarse sin dinero para pagar la nómina. Por eso muchos gerentes revisan el flujo de caja casi a diario, sobre todo cuando la empresa es pequeña o tiene poco efectivo disponible.
Los movimientos se agrupan en tres tipos de actividades:
- De operación: el dinero que genera o consume el negocio en su día a día (cobros a clientes, pagos a proveedores, sueldos, impuestos).
- De inversión: compras y ventas de activos de largo plazo, como maquinaria, vehículos o un local.
- De financiación: préstamos recibidos o pagados, aportes de los socios y dividendos.
Ejemplo de flujo de caja
Así se vería el flujo de caja de la tostadora (método indirecto, en miles):
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Utilidad neta | 12 |
| (+) Depreciación (gasto que no sale de la caja) | 4 |
| (−) Aumento de cuentas por cobrar | −6 |
| (−) Aumento de inventarios | −5 |
| (+) Aumento de deudas con proveedores | 3 |
| Flujo de operación | 8 |
| Compra de una tostadora nueva (inversión) | −10 |
| Nuevo préstamo bancario (financiación) | 5 |
| Variación neta de efectivo | 3 |
| Efectivo al inicio del año | 6 |
| Efectivo al final del año | 9 |
La lección es clara: el negocio ganó 12, pero su caja solo aumentó 3. El resto quedó en clientes que todavía no han pagado, en café almacenado y en una máquina nueva. Karen Berman y Joe Knight lo resumen en su libro Financial Intelligence con una idea que todo emprendedor debería recordar: la utilidad no es lo mismo que el efectivo.
Cómo se relacionan los tres estados financieros
Los tres documentos ofrecen perspectivas diferentes pero conectadas sobre el desempeño de la empresa:
| Estado financiero | Pregunta que responde | Periodo |
|---|---|---|
| Estado de resultados | ¿Gané o perdí dinero? | Un periodo (mes, trimestre, año) |
| Balance general | ¿Qué tengo, qué debo y cuánto vale lo que es mío? | Una fecha concreta |
| Flujo de caja | ¿De dónde vino y a dónde fue el dinero? | Un periodo |
La utilidad neta del estado de resultados pasa al patrimonio del balance, y el efectivo final del flujo de caja debe coincidir con el efectivo que aparece en el balance. Si esas cifras no cuadran, hay un error en algún lado.
Consejos para usar tus estados financieros
- Prepáralos cada mes, no solo al cierre del año: así detectas problemas a tiempo.
- Separa las cuentas personales de las del negocio. Si mezclas gastos, tus estados financieros pierden sentido. Te lo explicamos en estas claves para manejar tus finanzas personales y las de tu emprendimiento por separado.
- Compara periodos (este mes frente al anterior, este año frente al pasado) en lugar de mirar cifras aisladas.
- Proyecta tu flujo de caja para los próximos meses: te dirá con tiempo si necesitarás financiación.
- Apóyate en un buen sistema contable. Si quieres entender por qué es tan importante, lee sobre la importancia de la contabilidad en las empresas.
Razones financieras básicas que puedes calcular
Con los estados financieros puedes calcular indicadores que te ayudan a interpretar los números. Estos son algunos de los más útiles, aplicados al ejemplo de la tostadora:
| Razón | Fórmula | Resultado del ejemplo | Qué indica |
|---|---|---|---|
| Margen neto | Utilidad neta / Ventas | 12 / 120 = 10 % | Cuánto queda de ganancia por cada 100 vendidos |
| Razón corriente | Activo corriente / Pasivo corriente | 40 / 12 ≈ 3,3 | Capacidad para pagar las deudas de corto plazo |
| Prueba ácida | (Activo corriente − Inventarios) / Pasivo corriente | 23 / 12 ≈ 1,9 | Liquidez sin depender de vender el inventario |
| Endeudamiento | Pasivo total / Activo total | 35 / 80 ≈ 44 % | Qué parte de los activos se financia con deuda |
| Rentabilidad del patrimonio (ROE) | Utilidad neta / Patrimonio | 12 / 45 ≈ 27 % | Cuánto rinde el dinero que pusieron los socios |
No existen valores «correctos» universales: un supermercado vive con márgenes pequeños y una empresa de software con márgenes altos. Lo útil es comparar tus razones con las de tu sector y con tus propios periodos anteriores. Además, son justo los indicadores que revisa un banco cuando vas a solicitar un préstamo.
Cómo se llaman los estados financieros en España, México y Colombia
Los conceptos son los mismos en todo el mundo hispano, pero los nombres y las normas cambian:
| Concepto | España | México | Colombia |
|---|---|---|---|
| Norma contable | Plan General de Contabilidad (PGC) y PGC de Pymes | Normas de Información Financiera (NIF) del CINIF | NIIF, adoptadas con la Ley 1314 de 2009 (plenas, para pymes o régimen de microempresas) |
| Estado de resultados | Cuenta de pérdidas y ganancias | Estado de resultado integral | Estado de resultados integral |
| Balance general | Balance de situación | Estado de situación financiera | Estado de situación financiera |
| Flujo de caja | Estado de flujos de efectivo (no obligatorio para quien presenta cuentas abreviadas) | Estado de flujos de efectivo | Estado de flujos de efectivo |
Las obligaciones concretas dependen del tamaño y del tipo de empresa, así que confirma con tu contador qué estados debes presentar y ante qué entidad.
Preguntas frecuentes sobre los estados financieros
¿Cuáles son los estados financieros básicos?
El estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de caja. Un juego completo según las normas internacionales añade el estado de cambios en el patrimonio y las notas.
¿Qué diferencia hay entre utilidad y flujo de caja?
La utilidad mide si el negocio gana dinero según las ventas y gastos del periodo, aunque todavía no se hayan cobrado o pagado. El flujo de caja mide el dinero que realmente entró y salió. Por eso una empresa rentable puede quedarse sin liquidez.
¿Cada cuánto debo prepararlos?
Por ley, al menos una vez al año en el cierre contable. Para gestionar bien tu negocio, lo recomendable es revisarlos cada mes.
¿Necesito un contador para hacerlos?
Para los estados financieros oficiales lo normal es contar con un contador. Pero entenderlos y usarlos para decidir es tarea del emprendedor: nadie conoce tu negocio mejor que tú.
Conclusión
El estado de resultados te dice si ganas dinero, el balance te muestra qué tienes y qué debes, y el flujo de caja te revela si tendrás efectivo para seguir operando. Leídos juntos, y acompañados de unas pocas razones financieras, se convierten en el tablero de control de tu emprendimiento.
Para saber más sobre cómo elaborar los estados financieros actuales o proyectados de tu emprendimiento, escribe al autor de este artículo a: developlgm@gmail.com
muy bueno me sirvio de mucho gracias…..
Excelente!!!
me parece muy buena idea lo de estas pruebas, en vez de esta pasando el tiempo en el Facebook jajaja
Lic. solo con una duda la ultima pregunta la respondí bien, porque me salió mala? son los estados financieros Básicos, o no es así…
excelente didáctica para explicar LO AMO , no se nada de finanzas pero al fin entendi de maravilla, Gracias.algún día espero tener la solvencia para solicitar sus servicios!!! bendiciones
En este ejemplo la depreciacion aparece en el estado de flujo de caja, pero la depreciacion no es una fuente de efectivo para una empresa, se incluye en el estado de flujo de caja indirecto para ajustar el ingreso neto, que se reduce por el gasto de depreciacion en el estado de ingresos. Un estado de flujo de caja es una forma muy valiosa de medir la fortaleza, rentabilidad y las futuras posibilidades de una empresa. El estado de flujo de caja ayuda a determinar si una empresa tiene suficiente liquidez o efectivo para pagar sus gastos. Una empresa puede ayudar a elaborar un presupuesto, ya que con el se puede predecir el futuro flujo de efectivo.